Asking for Payment Politely: Cách nhắc thanh toán bằng tiếng Anh lịch sự và chuyên nghiệp

Một hóa đơn sắp đến hạn hoặc đã quá hạn nhưng khách hàng chưa thanh toán là tình huống khá nhạy cảm trong giao tiếp công việc. Email quá mềm có thể khiến yêu cầu thiếu rõ ràng, trong khi những câu như “Pay us immediately” hoặc “Why haven’t you paid?” dễ tạo cảm giác gây áp lực và thiếu chuyên nghiệp.

Trong Business English, Asking for Payment Politely không chỉ là yêu cầu người khác trả tiền. Người viết cần xác định đúng hóa đơn, ngày đến hạn, số tiền hoặc trạng thái cần xác nhận, sau đó đưa ra action item rõ ràng với giọng điệu phù hợp. Bài học tập trung vào từ vựng, mẫu câu, cấu trúc email, hai email mẫu, lỗi sai thường gặp và bài tập thực hành.

Key takeaways:

• Nhận diện các tình huống cần hỏi hoặc nhắc thanh toán trong công việc.
• Sử dụng mẫu câu từ trung tính đến formal để hỏi payment status và nhắc invoice.
• Phân biệt cách viết trước hạn, đúng hạn và sau khi hóa đơn đã quá hạn.
• Tránh những câu quá trực diện hoặc mang tính chất buộc tội khách hàng.
• Viết email có invoice reference, due date và action item rõ ràng.
• Thực hành qua bài tập lựa chọn, điền email, rewrite và writing practice.

Mục lục:

• Thông tin bài học
• Tình huống này dùng khi nào trong công việc?
• Mục tiêu giao tiếp trong chủ đề Asking for Payment Politely
• Từ vựng và cụm từ cần biết
• Mẫu câu Business English theo từng mục đích
• Cấu trúc email nhắc thanh toán
• Mẫu hoàn chỉnh
• Lỗi sai thường gặp khi nhắc thanh toán bằng tiếng Anh
• Cách nâng cấp câu cho chuyên nghiệp hơn
• Bài tập Business English chủ đề Asking for Payment Politely
• Đáp án và giải thích
• Ứng dụng vào công việc thực tế
• FAQ về Asking for Payment Politely trong Business English
• Kết luận
• Xem thêm

Thông tin bài học

Mục	Nội dung
Chủ đề	Asking for Payment Politely
Nhóm kỹ năng	Business Email / Workplace Communication / Finance English
Level đề xuất	B1–B2
Phù hợp với	Sales, Account, Finance, Customer Service, Admin, freelancer và người đi làm
Mục tiêu	Hỏi tình trạng thanh toán và nhắc thanh toán lịch sự, rõ ràng
Output sau bài học	Viết được email payment reminder và xử lý trao đổi về hóa đơn chưa thanh toán

Tham khảo thêm: Bộ từ vựng tiếng Anh công sở | https://secenglish.vn/tu-vung-tieng-anh-cong-so/ | https://anhngusec.edu.vn/tu-vung-tieng-anh-cong-so/

Tình huống này dùng khi nào trong công việc?

Asking for payment xuất hiện khi doanh nghiệp đã gửi invoice hoặc hoàn thành sản phẩm, dịch vụ nhưng chưa nhận được thanh toán. Người phụ trách có thể cần gửi một lời nhắc trước ngày đến hạn, xác nhận payment status vào ngày đến hạn hoặc follow up khi invoice đã quá hạn.

Trong sales và account management, nhân viên thường phải trao đổi với khách hàng sau khi hợp đồng đã được thực hiện. Trong finance hoặc admin, người phụ trách có thể cần xác nhận liệu khoản thanh toán đã được chuyển chưa, xin payment reference hoặc kiểm tra một giao dịch chưa được ghi nhận.

Mức độ formal phụ thuộc vào quan hệ giữa hai bên và tình trạng invoice. Một lời nhắc trước hạn thường có thể mang giọng điệu thân thiện. Khi khoản thanh toán đã quá hạn nhiều ngày, email cần trực tiếp hơn nhưng vẫn tập trung vào dữ kiện thay vì đổ lỗi.

Một nguyên tắc quan trọng là phân biệt giữa “payment has not been received” và “the client has not paid”. Cách thứ nhất tập trung vào trạng thái giao dịch; cách thứ hai dễ mang sắc thái quy trách nhiệm khi người gửi chưa biết nguyên nhân thực tế.

Mục tiêu giao tiếp trong chủ đề Asking for Payment Politely

Mục tiêu giao tiếp	Cách diễn đạt cần đạt
Mở đầu lịch sự	Giữ giọng điệu chuyên nghiệp, không tạo cảm giác thúc ép ngay từ câu đầu
Xác định khoản thanh toán	Nêu invoice number, due date hoặc dịch vụ liên quan
Hỏi trạng thái thanh toán	Hỏi liệu payment đã được processed, scheduled hoặc completed chưa
Nhắc ngày đến hạn	Nêu due date một cách khách quan
Yêu cầu hành động	Đề nghị thanh toán hoặc xác nhận ngày dự kiến thanh toán
Xử lý vấn đề phát sinh	Hỏi xem khách hàng có cần invoice, bank details hoặc thông tin bổ sung không
Kết thúc chuyên nghiệp	Cảm ơn và yêu cầu confirmation sau khi payment được thực hiện

Từ vựng và cụm từ cần biết

Word/Phrase	Loại từ	Nghĩa tiếng Việt	Dùng trong ngữ cảnh nào?	Ví dụ
invoice	noun	hóa đơn	Chứng từ yêu cầu thanh toán	Please find invoice INV-205 attached.
payment	noun	khoản thanh toán	Nói chung về việc thanh toán	We have not yet received the payment.
payment status	phrase	trạng thái thanh toán	Hỏi tiến độ	Could you update us on the payment status?
due date	noun phrase	ngày đến hạn	Xác định hạn thanh toán	The due date is 20 August.
payment due	phrase	khoản đến hạn thanh toán	Nhắc sắp đến hạn	The payment is due this Friday.
outstanding payment	noun phrase	khoản thanh toán còn chưa hoàn tất	Follow-up công nợ	We are following up on an outstanding payment.
outstanding balance	noun phrase	số dư chưa thanh toán	Finance/accounting	The outstanding balance is $1,200.
overdue payment	noun phrase	khoản thanh toán quá hạn	Invoice đã quá hạn	This is a reminder regarding the overdue payment.
overdue invoice	noun phrase	hóa đơn quá hạn	Follow-up invoice	Invoice 118 is now overdue.
payment reminder	noun phrase	lời/email nhắc thanh toán	Subject email	Payment reminder – Invoice 118
settle an invoice	verb phrase	thanh toán hóa đơn	Formal	Could you please settle the invoice by Friday?
settle the balance	verb phrase	thanh toán số tiền còn lại	Khi đã thanh toán một phần	Please settle the remaining balance.
make a payment	verb phrase	thực hiện thanh toán	Neutral	Please let us know once you have made the payment.
process a payment	verb phrase	xử lý thanh toán	Quy trình nội bộ	Has the payment been processed?
schedule a payment	verb phrase	lên lịch thanh toán	Hỏi kế hoạch	Has the payment been scheduled?
receive payment	verb phrase	nhận được thanh toán	Xác nhận phía người nhận	We have not yet received payment.
confirm receipt	verb phrase	xác nhận đã nhận	Sau giao dịch	We will confirm receipt once the funds arrive.
payment confirmation	noun phrase	xác nhận thanh toán	Xin chứng từ/xác nhận	Please send us the payment confirmation.
proof of payment	noun phrase	bằng chứng thanh toán	Khi cần kiểm tra giao dịch	Could you send us the proof of payment?
payment reference	noun phrase	mã/nội dung tham chiếu thanh toán	Đối soát	Please include the invoice number as the payment reference.
bank transfer	noun phrase	chuyển khoản ngân hàng	Payment method	Payment can be made by bank transfer.
bank details	noun phrase	thông tin tài khoản	Gửi lại thông tin thanh toán	I can resend our bank details if needed.
payment terms	noun phrase	điều khoản thanh toán	Hợp đồng/invoice	Our standard payment terms are 30 days.
payment method	noun phrase	phương thức thanh toán	Xác nhận cách trả	Please confirm your preferred payment method.
partial payment	noun phrase	thanh toán một phần	Khách chưa thể trả đủ	We have received a partial payment.
remaining balance	noun phrase	số tiền còn lại	Sau partial payment	The remaining balance is due next week.
follow up on	phrasal verb	theo dõi/nhắc lại về	Email follow-up	I’m following up on invoice 205.
arrange payment	verb phrase	sắp xếp việc thanh toán	Polite/formal	Could you arrange payment by Tuesday?
payment timeline	noun phrase	tiến độ/thời gian thanh toán	Hỏi dự kiến	Could you confirm the payment timeline?
expected payment date	noun phrase	ngày dự kiến thanh toán	Chốt action item	What is the expected payment date?
payment delay	noun phrase	việc chậm thanh toán	Trao đổi vấn đề	Please let us know if there is any payment delay.
resolve an issue	verb phrase	giải quyết vấn đề	Invoice/payment problem	We are happy to help resolve any issue.
accounting team	noun phrase	bộ phận kế toán	Chỉ đơn vị xử lý	I have checked with our accounting team.
accounts payable	noun phrase	bộ phận/công nợ phải trả	B2 workplace vocabulary	Could you forward this to your accounts payable team?

Mẫu câu Business English theo từng mục đích

Mục đích	Mẫu câu tiếng Anh	Nghĩa tiếng Việt	Mức độ
Mở đầu	I hope you’re doing well.	Hy vọng anh/chị vẫn khỏe và công việc thuận lợi.	Neutral
Mở đầu	I’m writing regarding invoice INV-205.	Tôi viết email liên quan đến hóa đơn INV-205.	Formal
Follow-up	I’m following up on the invoice we sent last week.	Tôi xin theo dõi lại hóa đơn đã gửi tuần trước.	Polite
Follow-up	I wanted to follow up regarding the payment for our recent invoice.	Tôi muốn cập nhật về khoản thanh toán cho hóa đơn gần đây.	Polite
Nhắc sắp đến hạn	This is a friendly reminder that payment is due on 20 August.	Đây là lời nhắc rằng khoản thanh toán đến hạn ngày 20/8.	Polite
Nhắc sắp đến hạn	Just a quick reminder that invoice 205 is due this Friday.	Xin nhắc nhanh rằng hóa đơn 205 đến hạn thứ Sáu này.	Neutral
Hỏi trạng thái	Could you please update us on the payment status?	Anh/chị vui lòng cập nhật tình trạng thanh toán được không?	Polite
Hỏi trạng thái	May I ask whether the payment has been processed?	Tôi xin hỏi khoản thanh toán đã được xử lý chưa?	Formal
Hỏi trạng thái	Could you confirm whether payment has been scheduled?	Anh/chị xác nhận giúp khoản thanh toán đã được lên lịch chưa?	Polite
Hỏi thời gian	Could you let us know the expected payment date?	Anh/chị cho biết ngày dự kiến thanh toán được không?	Polite
Hỏi thời gian	When would you expect the payment to be completed?	Dự kiến khi nào khoản thanh toán sẽ hoàn tất?	Polite
Yêu cầu thanh toán	Could you please arrange payment at your earliest convenience?	Anh/chị vui lòng sắp xếp thanh toán trong thời gian thuận tiện sớm nhất.	Formal
Yêu cầu thanh toán	We would appreciate it if you could arrange payment by Friday.	Chúng tôi rất cảm kích nếu anh/chị có thể sắp xếp thanh toán trước thứ Sáu.	Formal
Yêu cầu thanh toán	Please arrange payment by 25 August.	Vui lòng sắp xếp thanh toán trước ngày 25/8.	Neutral/Formal
Invoice quá hạn	Our records show that invoice 205 remains outstanding.	Theo dữ liệu của chúng tôi, hóa đơn 205 vẫn chưa được thanh toán.	Formal
Invoice quá hạn	According to our records, payment is now overdue.	Theo dữ liệu của chúng tôi, khoản thanh toán hiện đã quá hạn.	Formal
Invoice quá hạn	We have not yet received payment for invoice 205.	Chúng tôi hiện vẫn chưa nhận được khoản thanh toán cho hóa đơn 205.	Neutral
Tránh hiểu nhầm	If payment has already been made, please disregard this reminder.	Nếu khoản thanh toán đã được thực hiện, vui lòng bỏ qua lời nhắc này.	Polite
Xin xác nhận	Please let us know once the payment has been completed.	Vui lòng thông báo khi khoản thanh toán đã hoàn tất.	Neutral
Xin xác nhận	Could you send us the payment confirmation once available?	Anh/chị gửi giúp xác nhận thanh toán khi có được không?	Polite
Hỗ trợ	Please let me know if you need another copy of the invoice.	Hãy cho tôi biết nếu anh/chị cần bản hóa đơn khác.	Polite
Hỗ trợ	I’d be happy to resend our bank details if needed.	Tôi sẵn sàng gửi lại thông tin ngân hàng nếu cần.	Polite
Hỗ trợ	Please let us know if there is any issue preventing payment.	Vui lòng cho chúng tôi biết nếu có vấn đề khiến việc thanh toán chưa thể thực hiện.	Formal
Xử lý vấn đề	We’d be happy to clarify any questions regarding the invoice.	Chúng tôi sẵn sàng làm rõ mọi thắc mắc liên quan đến hóa đơn.	Formal
Chuyển bộ phận	Could you please forward this to the appropriate person in Accounts Payable?	Anh/chị vui lòng chuyển nội dung này đến người phụ trách công nợ phải trả được không?	Formal
Cứng rắn hơn	We kindly ask that the outstanding balance be settled by 28 August.	Chúng tôi đề nghị số dư chưa thanh toán được hoàn tất trước ngày 28/8.	Formal
Cứng rắn hơn	We would appreciate your prompt attention to this matter.	Chúng tôi mong vấn đề này sớm nhận được sự xử lý của anh/chị.	Very formal
Kết thúc	Thank you for your attention to this matter.	Cảm ơn anh/chị đã lưu ý đến vấn đề này.	Formal
Kết thúc	Thank you in advance for your assistance.	Xin cảm ơn trước sự hỗ trợ của anh/chị.	Formal
Kết thúc	We look forward to your confirmation.	Chúng tôi mong nhận được xác nhận của anh/chị.	Formal

Tham khảo thêm: Những câu tiếng Anh giao tiếp trong công việc | [CẦN KIỂM TRA URL TRÊN SECENGLISH.VN] | https://anhngusec.edu.vn/nhung-cau-tieng-anh-giao-tiep-trong-cong-viec/

Cấu trúc email nhắc thanh toán

Phần email	Mục đích	Mẫu câu gợi ý
Subject	Cho người nhận biết invoice và mục đích	Payment Reminder – Invoice INV-205
Greeting	Chào lịch sự	Dear Alex,
Opening	Nêu lý do viết email	I’m writing regarding invoice INV-205.
Invoice reference	Xác định invoice/due date	The invoice was due on 15 August.
Payment status	Nêu dữ kiện hiện tại	We have not yet received the payment.
Request / Action	Chốt hành động	Could you please confirm the expected payment date?
Support	Mở đường xử lý vấn đề	Please let me know if you need another copy of the invoice.
Closing	Kết thúc chuyên nghiệp	Thank you for your assistance. Kind regards,

Cấu trúc hiệu quả thường đi theo logic:

Context → Invoice details → Payment status → Action required → Support → Closing

Người nhận cần đọc email và ngay lập tức biết ba thông tin: đang nói đến invoice nào, tình trạng hiện tại là gì và họ cần làm gì tiếp theo.

Mẫu hoàn chỉnh

Email mẫu 1 – Friendly reminder trước ngày đến hạn

Subject: Friendly Payment Reminder – Invoice INV-205

Dear Daniel,

I hope you’re doing well.

I’m writing regarding invoice INV-205, which was sent on 5 August. This is just a friendly reminder that payment is due on 20 August.

The invoice is attached again for your convenience. Could you please confirm whether the payment has been scheduled?

If you need any additional information or another copy of our bank details, please let me know.

Thank you in advance for your assistance, and we look forward to your confirmation.

Kind regards,
Linh
Account Executive

Dịch nghĩa:

Chào Daniel,

Hy vọng anh vẫn khỏe.

Tôi viết email liên quan đến hóa đơn INV-205 được gửi ngày 5/8. Đây là lời nhắc rằng khoản thanh toán đến hạn vào ngày 20/8.

Tôi đính kèm lại hóa đơn để anh tiện kiểm tra. Anh xác nhận giúp khoản thanh toán đã được lên lịch chưa?

Nếu anh cần thêm thông tin hoặc cần chúng tôi gửi lại thông tin tài khoản ngân hàng, vui lòng cho tôi biết.

Cảm ơn trước sự hỗ trợ của anh và mong nhận được xác nhận.

Trân trọng,
Linh

Email này phù hợp khi invoice chưa quá hạn. Cụm “friendly reminder” giúp duy trì giọng điệu nhẹ nhàng, trong khi “Could you please confirm whether…” vẫn tạo ra action item cụ thể.

---

Email mẫu 2 – Follow-up khi hóa đơn đã quá hạn

Subject: Payment Follow-up – Invoice INV-318

Dear Emma,

I hope you’re well.

I’m following up on invoice INV-318, with a payment due date of 8 August. According to our records, the payment remains outstanding.

Could you please update us on the payment status and confirm the expected payment date?

If the payment has already been processed, please disregard this reminder and, if possible, send us the payment confirmation so that our accounting team can update the records.

If there is any issue preventing payment, please let us know. We would be happy to provide any information required to resolve it.

We would appreciate your prompt attention to this matter.

Thank you for your cooperation.

Kind regards,
Minh
Finance Coordinator

Dịch nghĩa:

Chào Emma,

Hy vọng chị vẫn khỏe.

Tôi gửi email để cập nhật về hóa đơn INV-318, có hạn thanh toán ngày 8/8. Theo dữ liệu của chúng tôi, khoản thanh toán hiện vẫn chưa hoàn tất.

Chị vui lòng cập nhật tình trạng thanh toán và xác nhận ngày dự kiến thanh toán được không?

Nếu khoản thanh toán đã được xử lý, vui lòng bỏ qua lời nhắc này và nếu thuận tiện, gửi cho chúng tôi xác nhận thanh toán để bộ phận kế toán cập nhật dữ liệu.

Nếu có vấn đề nào khiến việc thanh toán chưa thể thực hiện, vui lòng cho chúng tôi biết. Chúng tôi sẵn sàng cung cấp thông tin cần thiết để xử lý.

Chúng tôi mong vấn đề này sớm nhận được sự xử lý của chị.

Cảm ơn sự hợp tác của chị.

Trân trọng,
Minh

Ở email quá hạn, người viết vẫn không sử dụng câu mang tính buộc tội. According to our records giới hạn thông tin ở dữ liệu hiện có và tạo khoảng trống cho trường hợp khách hàng đã chuyển tiền nhưng giao dịch chưa được ghi nhận.

Lỗi sai thường gặp khi nhắc thanh toán bằng tiếng Anh

Lỗi sai	Câu chưa tự nhiên / chưa chuyên nghiệp	Cách sửa tốt hơn	Giải thích
Yêu cầu quá trực diện	Pay the invoice today.	Could you please arrange payment by today?	Thêm polite request
Mang tính buộc tội	Why haven’t you paid us?	Could you update us on the payment status?	Tập trung vào trạng thái, không quy trách nhiệm
Dịch sát “nhắc bạn trả tiền”	I remind you to pay money.	This is a friendly reminder that payment is due on Friday.	“Pay money” không tự nhiên trong email này
Dùng “debt” không cần thiết	You still have a debt with us.	The invoice remains outstanding.	“Debt” có sắc thái nặng hơn
Không nói invoice nào	Your payment is late.	According to our records, invoice INV-205 is now overdue.	Cần reference rõ ràng
Không có action item	We haven’t received the money.	Could you confirm the expected payment date?	Người nhận cần biết phải phản hồi gì
Quá gay gắt	You must pay immediately.	We kindly ask that payment be arranged by Friday.	Formal và chuyên nghiệp hơn
Không tính khả năng khách đã trả	You did not pay the invoice.	If payment has already been made, please disregard this reminder.	Tránh hiểu nhầm
Sai collocation	Do the payment.	Make the payment.	Collocation đúng là “make a payment”
Sai giới từ	Payment of invoice 205 is overdue from Monday.	Payment for invoice 205 has been overdue since Monday.	“for an invoice” và “since + thời điểm”

Cách nâng cấp câu cho chuyên nghiệp hơn

Câu cơ bản	Câu chuyên nghiệp hơn	Khi nào dùng?
Please pay.	Could you please arrange payment?	Yêu cầu chung
Did you pay?	Could you confirm whether payment has been processed?	Hỏi trạng thái
When will you pay?	Could you let us know the expected payment date?	Hỏi timeline
Your payment is late.	According to our records, the payment is now overdue.	Invoice quá hạn
You haven’t paid.	We have not yet received the payment.	Tránh đổ lỗi
Pay by Friday.	We would appreciate it if you could arrange payment by Friday.	Polite formal
Send proof.	Could you please send us the payment confirmation?	Xin xác nhận
Here is the invoice again.	I’ve attached another copy of the invoice for your convenience.	Resend invoice
Tell me if there is a problem.	Please let me know if there is any issue preventing payment.	Xử lý delay
I need an answer today.	We would appreciate an update by the end of the day.	Cần deadline
You still owe $500.	The remaining balance is $500.	Nói về balance
Hurry up with this.	We would appreciate your prompt attention to this matter.	Follow-up formal
Check with accounting.	Could you please check with your Accounts Payable team?	Làm việc B2B
I want payment confirmation.	We would appreciate confirmation once the payment has been completed.	Yêu cầu confirmation

Bài tập Business English chủ đề Asking for Payment Politely

Task 1: Match phrases with functions

Ghép câu 1–8 với chức năng A–H.

1. I’m following up on invoice INV-102.
2. Could you update us on the payment status?
3. The payment was due on 10 August.
4. Could you confirm the expected payment date?
5. If payment has already been made, please disregard this reminder.
6. Please let me know if you need another copy of the invoice.
7. We would appreciate your prompt attention to this matter.
8. Please send us the payment confirmation once available.

A. Xin chứng từ/xác nhận thanh toán
B. Hỏi ngày dự kiến thanh toán
C. Nêu ngày đến hạn
D. Follow-up invoice
E. Đề nghị xử lý sớm
F. Tránh nhắc nhầm khi khách đã thanh toán
G. Đề nghị hỗ trợ tài liệu
H. Hỏi trạng thái thanh toán

Task 2: Choose the best response

1. Khách hàng chưa thanh toán invoice đến hạn hôm qua. Câu phù hợp nhất là:
   A. Why didn’t you pay?
   B. You must send money now.
   C. Could you please update us on the payment status?
   D. Where is our money?
2. Muốn hỏi ngày dự kiến thanh toán:
   A. When do you give us money?
   B. Could you confirm the expected payment date?
   C. What are you waiting for?
   D. Why is this taking so long?
3. Invoice chưa đến hạn và cần nhắc nhẹ:
   A. Final warning.
   B. This is a friendly reminder that payment is due on Friday.
   C. Your payment is overdue.
   D. You failed to pay.
4. Khách có thể đã chuyển khoản:
   A. If payment has already been made, please disregard this reminder.
   B. You probably forgot to pay.
   C. Pay again if necessary.
   D. We know you haven’t paid.
5. Muốn hỗ trợ khi khách gặp vấn đề:
   A. This is your problem.
   B. Please let us know if there is any issue preventing payment.
   C. You need to solve it yourself.
   D. We cannot help.
6. Cách nói formal hơn cho “Pay by Monday”:
   A. You pay Monday.
   B. We would appreciate it if you could arrange payment by Monday.
   C. Money Monday, please.
   D. Payment now.
7. Collocation đúng là:
   A. do a payment
   B. perform money
   C. make a payment
   D. create a payment
8. Khi cần xin xác nhận sau thanh toán:
   A. Prove you paid.
   B. Send evidence.
   C. Could you please send us the payment confirmation once available?
   D. Show us money.

Task 3: Complete the email

Phrase bank:

following up – outstanding – payment status – expected payment date – already been made – disregard – attached – additional information

Dear Chris,

I’m (1) ________ on invoice INV-412, which was due on 5 August.

According to our records, the payment remains (2) ________. Could you please update us on the (3) ________ and confirm the (4) ________?

If payment has (5) ________, please (6) ________ this reminder.

I have (7) ________ another copy of the invoice for your convenience. Please let me know if you require any (8) ________.

Kind regards,
Mai

Task 4: Rewrite to sound more professional

1. Pay the invoice today.
2. Why haven’t you paid?
3. When will you give us the money?
4. Send me proof of payment.
5. You still owe us $800.
6. Check this with accounting.
7. Your payment is very late.
8. Tell me today.

Task 5: Role-play / Writing practice

1. Invoice INV-510 trị giá $900 sẽ đến hạn sau hai ngày. Viết email reminder 60–80 từ.
2. Invoice INV-620 đã quá hạn bảy ngày. Viết email hỏi payment status và expected payment date.
3. Khách hàng nói đã thanh toán hôm qua nhưng hệ thống chưa ghi nhận. Viết phản hồi xin payment confirmation.
4. Khách hàng thông báo quy trình nội bộ khiến họ cần thêm ba ngày. Viết email xác nhận ngày thanh toán mới.
5. Một khách hàng không phản hồi hai email trước. Viết follow-up ngắn, formal hơn nhưng không mang tính đe dọa.

Đáp án và giải thích

Task 1

1–D
2–H
3–C
4–B
5–F
6–G
7–E
8–A

Các câu được tổ chức theo flow thường gặp của payment reminder: xác định invoice → nêu trạng thái → hỏi timeline → hỗ trợ → chốt action.

Task 2

1. C – Câu hỏi tập trung vào payment status thay vì quy trách nhiệm cho khách hàng.
2. B – “Expected payment date” là cách hỏi rõ ràng và chuyên nghiệp về ngày dự kiến thanh toán.
3. B – Invoice chưa quá hạn nên “friendly reminder” phù hợp hơn “overdue” hoặc “final warning”.
4. A – Câu này tránh tình huống khách đã chuyển khoản nhưng hệ thống chưa cập nhật.
5. B – Vừa xác định nguyên nhân, vừa duy trì tinh thần hợp tác.
6. B – “We would appreciate it if…” giúp yêu cầu trực tiếp trở thành một polite request formal.
7. C – Collocation chuẩn là “make a payment”.
8. C – “Payment confirmation” phù hợp hơn các câu mang sắc thái đòi bằng chứng.

Task 3

1. following up
2. outstanding
3. payment status
4. expected payment date
5. already been made
6. disregard
7. attached
8. additional information

Email hoàn chỉnh vừa nêu invoice cụ thể, vừa hỏi action item và để ngỏ khả năng khách đã thanh toán.

Task 4 – Gợi ý trả lời

1. Could you please arrange payment today?
2. Could you please update us on the payment status?
3. Could you let us know the expected payment date?
4. Could you please send us the payment confirmation?
5. The remaining balance is $800.
6. Could you please check this with your accounting team?
7. According to our records, the payment is now overdue.
8. We would appreciate an update by the end of the day.

Điểm chung của các câu sửa là loại bỏ sắc thái đổ lỗi, sử dụng collocation đúng và làm rõ yêu cầu hành động.

Task 5 – Gợi ý trả lời

Tình huống 1

Dear Alex,

I’m writing regarding invoice INV-510. This is a friendly reminder that the $900 payment is due in two days.

Could you please confirm whether the payment has been scheduled?

I’ve attached the invoice again for your convenience. Please let me know if you need any additional information.

Kind regards,
Lan

Tình huống 2

Dear Chris,

I’m following up on invoice INV-620, which was due seven days ago. According to our records, the payment remains outstanding.

Could you please update us on the payment status and confirm the expected payment date?

Thank you for your assistance.

Kind regards,
Nam

Tình huống 3

Thank you for the update. We have not yet been able to identify the payment in our records. Could you please send us the payment confirmation or transaction reference so that our accounting team can check it?

Tình huống 4

Thank you for letting us know. We understand that additional processing time is required. We have noted the revised payment date of 21 August and will follow up if necessary after that date.

Tình huống 5

Dear Taylor,

I’m following up again regarding invoice INV-720, which remains outstanding.

We would appreciate it if you could confirm the current payment status and expected payment date by Friday.

Please let us know if any additional documentation is required from our side.

Kind regards,
An

Ứng dụng vào công việc thực tế

Tình huống thực tế	Câu/cụm nên dùng	Lưu ý
Sales nhắc khách trước hạn	This is a friendly reminder that payment is due on Friday.	Không dùng “overdue” khi chưa quá hạn
Account hỏi trạng thái	Could you update us on the payment status?	Phù hợp khi chưa rõ tiến độ
Finance xử lý invoice quá hạn	According to our records, the invoice remains outstanding.	Dựa trên dữ liệu, không buộc tội
Admin cần ngày thanh toán	Could you confirm the expected payment date?	Tạo action item rõ
Khách báo đã chuyển	Could you send us the payment confirmation?	Dùng để đối soát
Khách gặp lỗi invoice	Please let us know if there is any issue preventing payment.	Giữ tinh thần hỗ trợ
Freelancer nhắc khách hàng	I’m following up regarding payment for the project completed last week.	Có thể dùng giọng thân thiện hơn
B2B cần chuyển đúng bộ phận	Could you please forward this to your Accounts Payable team?	Hữu ích với doanh nghiệp nhiều phòng ban

Tham khảo thêm: Tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm | https://secenglish.vn/tieng-anh-giao-tiep-cho-nguoi-di-lam/ | https://anhngusec.edu.vn/tieng-anh-giao-tiep-cho-nguoi-di-lam/

FAQ về Asking for Payment Politely trong Business English

1. Asking for Payment Politely phù hợp level nào?

Chủ đề phù hợp nhất với B1–B2. Người học B1 tập trung vào reminder, due date và payment status; B2 có thể xử lý overdue invoice, payment delay và follow-up formal hơn.

2. “Please pay” có sai không?

Không sai ngữ pháp, nhưng thường quá trực tiếp trong email công việc. “Could you please arrange payment…” hoặc “We would appreciate it if you could…” tạo giọng điệu chuyên nghiệp hơn.

3. “Outstanding” và “overdue” khác nhau thế nào?

“Outstanding” nghĩa là khoản tiền vẫn chưa được thanh toán. “Overdue” nhấn mạnh rằng khoản đó đã vượt qua ngày đến hạn. Vì vậy một invoice có thể outstanding nhưng chưa overdue.

4. Có nên dùng “debt” khi nhắc khách thanh toán không?

Trong payment reminder thông thường, “outstanding payment”, “outstanding balance” hoặc “invoice” thường trung tính và phù hợp hơn. “Debt” mang sắc thái nặng hơn và không cần thiết trong nhiều trao đổi thương mại hằng ngày.

5. Làm sao để email nhắc thanh toán không quá mềm?

Email cần có invoice number, due date, payment status và một action item rõ như “Could you confirm the expected payment date?”. Lịch sự không có nghĩa là mơ hồ.

6. Có cần học thuộc toàn bộ mẫu câu không?

Không cần. Hãy nhớ theo chức năng: mở đầu, xác định invoice, hỏi status, hỏi payment date, đề nghị payment, hỗ trợ và chốt confirmation. Khi flow đã quen, việc thay đổi nội dung theo từng khách hàng sẽ tự nhiên hơn.

Kết luận

Asking for Payment Politely đòi hỏi sự cân bằng giữa lịch sự và rõ ràng. Một email hiệu quả không cần dài, nhưng phải xác định được invoice, trạng thái hiện tại, thời hạn và hành động tiếp theo.

Thay vì chỉ học thuộc câu “Could you please make the payment?”, hãy luyện toàn bộ flow từ reminder trước hạn đến follow-up invoice quá hạn. Viết lại email theo các tình huống thực tế trong công việc và role-play phản hồi của khách hàng sẽ giúp các mẫu câu trở thành phản xạ Business English thực sự.

Xem thêm

• Bộ từ vựng tiếng Anh công sở
• Tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm
• Khóa học tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm