Assigning Tasks in English: Cách giao việc bằng tiếng Anh rõ ràng, lịch sự và chuyên nghiệp

“Mai, you do the report.” nghe có vẻ truyền đạt đúng ý “Mai làm báo cáo nhé”, nhưng trong môi trường công việc, cách nói này dễ tạo cảm giác ra lệnh và vẫn thiếu nhiều thông tin quan trọng: báo cáo nào, cần hoàn thành khi nào, đầu ra gồm những gì và có cần cập nhật tiến độ hay không.

Khi giao việc bằng tiếng Anh, mục tiêu không chỉ là dùng đúng động từ assign. Người giao việc cần làm rõ task – owner – deadline – expected outcome – follow-up, đồng thời lựa chọn mức độ lịch sự phù hợp với quản lý, nhân viên, đồng nghiệp ngang cấp hoặc bộ phận khác.

Bài học tập trung vào từ vựng, mẫu câu giao việc bằng tiếng Anh, flow hội thoại, hai tình huống thực tế, lỗi sai thường gặp, bài tập và cách ứng dụng ngay trong môi trường công sở.

Key takeaways:

• Nhận diện các tình huống cần giao hoặc phân công nhiệm vụ bằng tiếng Anh trong công việc.
• Dùng mẫu câu phù hợp để giao task, nêu deadline, làm rõ đầu ra và xác nhận trách nhiệm.
• Phân biệt cách nói trực tiếp, neutral và polite khi làm việc với từng đối tượng.
• Tránh lỗi dịch từng chữ khiến câu giao việc thiếu tự nhiên hoặc mang sắc thái ra lệnh.
• Luyện phản xạ qua hội thoại, bài tập hoàn thành câu, viết lại câu và role-play.
• Ứng dụng vào marketing, sales, HR, customer service, admin, education và quản lý dự án.

Mục lục:

• Thông tin bài học
• Tình huống này dùng khi nào trong công việc?
• Mục tiêu giao tiếp trong chủ đề Assigning tasks in English
• Từ vựng và cụm từ cần biết
• Mẫu câu Business English theo từng mục đích
• Cấu trúc hội thoại giao việc bằng tiếng Anh
• Mẫu hoàn chỉnh
• Lỗi sai thường gặp khi giao việc bằng tiếng Anh
• Cách nâng cấp câu cho chuyên nghiệp hơn
• Bài tập Business English chủ đề Assigning tasks in English
• Đáp án và giải thích
• Ứng dụng vào công việc thực tế
• FAQ về Assigning tasks in English trong Business English
• Kết luận
• Xem thêm

Thông tin bài học

Mục	Nội dung
Chủ đề	Assigning tasks in English
Nhóm kỹ năng	Workplace Communication
Level đề xuất	B1
Phù hợp với	Sinh viên sắp đi làm, nhân viên văn phòng, team leader, supervisor, marketing, sales, HR, customer service, admin, education
Mục tiêu	Dùng tiếng Anh để giao nhiệm vụ rõ công việc, người phụ trách, deadline và đầu ra
Output sau bài học	Giao và xác nhận được một nhiệm vụ bằng tiếng Anh; hỏi về khả năng thực hiện; chốt deadline; theo dõi tiến độ

Tham khảo thêm: Action Items in Meetings – Cách chốt công việc rõ ràng bằng tiếng Anh | https://secenglish.vn/action-items-in-meetings/ | https://anhngusec.edu.vn/action-items-in-meetings/

Tình huống này dùng khi nào trong công việc?

Assigning tasks xuất hiện khi một người cần xác định ai làm việc gì và hoàn thành vào thời điểm nào. Tình huống quen thuộc nhất là trưởng nhóm chia việc sau cuộc họp: một người chuẩn bị báo cáo, một người kiểm tra dữ liệu, một người liên hệ khách hàng và một người tổng hợp kết quả.

Việc giao nhiệm vụ cũng diễn ra giữa các đồng nghiệp ngang cấp. Một nhân sự marketing có thể cần nhờ designer chỉnh banner, sales cần nhờ admin chuẩn bị hợp đồng hoặc HR cần phối hợp với manager để xác nhận lịch phỏng vấn. Trong trường hợp này, cách diễn đạt thường mềm hơn mệnh lệnh trực tiếp.

Khi quản lý giao một nhiệm vụ thuộc đúng trách nhiệm của nhân viên, các cấu trúc như I’d like you to…, Please… hoặc Could you take care of…? đều phù hợp tùy sắc thái. Với đồng nghiệp ngang cấp hoặc phòng ban khác, Would you be able to…? và Could your team help us with…? thường thể hiện tính hợp tác rõ hơn.

Một nhiệm vụ chuyên nghiệp không kết thúc ở câu “Please do this.” Người nhận việc cần hiểu rõ phạm vi, deadline, mức độ ưu tiên, đầu ra cần bàn giao và cách báo cáo nếu gặp trở ngại.

Mục tiêu giao tiếp trong chủ đề Assigning tasks in English

Mục tiêu giao tiếp	Cách diễn đạt cần đạt
Báo hiệu việc phân công	Chuyển cuộc trao đổi từ thảo luận sang hành động
Nêu nhiệm vụ	Nói rõ công việc cụ thể cần thực hiện
Chỉ định người phụ trách	Xác định rõ ai chịu trách nhiệm chính
Giải thích mục tiêu	Cho người nhận biết nhiệm vụ phục vụ kết quả nào
Chốt deadline	Nêu thời gian hoàn thành cụ thể
Làm rõ đầu ra	Xác định tài liệu, file, báo cáo hoặc kết quả cần bàn giao
Kiểm tra tính khả thi	Xác nhận người nhận có đủ thời gian và nguồn lực
Xác định ưu tiên	Cho biết nhiệm vụ nào cần xử lý trước
Yêu cầu cập nhật	Thống nhất thời điểm hoặc cách báo cáo tiến độ
Xử lý trở ngại	Yêu cầu báo sớm nếu có vấn đề ảnh hưởng deadline

Từ vựng và cụm từ cần biết

Word/Phrase	Loại từ	Nghĩa tiếng Việt	Dùng trong ngữ cảnh nào?	Ví dụ
assign a task	verb phrase	giao nhiệm vụ	Phân công một việc cụ thể	I’ll assign the remaining tasks this afternoon.
task	noun	nhiệm vụ	Một việc cụ thể cần hoàn thành	This task should take about two hours.
assignment	noun	nhiệm vụ được giao	Công việc được giao chính thức	Your first assignment is to review the client file.
delegate	verb	giao/phân quyền thực hiện	Khi quản lý chuyển trách nhiệm thực hiện cho người khác	The manager delegated the research task to Mai.
take ownership of	verb phrase	nhận trách nhiệm chính	Xác định người chịu trách nhiệm cuối cùng	Nam will take ownership of the report.
be responsible for	phrase	chịu trách nhiệm về	Nói rõ phạm vi trách nhiệm	You’ll be responsible for checking the figures.
take care of	phrasal verb	phụ trách, xử lý	Giao việc nội bộ, sắc thái thân thiện	Could you take care of the meeting notes?
handle	verb	xử lý, phụ trách	Giao một đầu việc cụ thể	Can you handle the customer follow-up?
work on	phrasal verb	thực hiện, làm về	Nói về task đang hoặc sẽ thực hiện	I’d like you to work on the presentation.
complete a task	verb phrase	hoàn thành nhiệm vụ	Xác định việc phải hoàn tất	Please complete the task by Thursday.
finish	verb	hoàn thành	Cách phổ biến, tương đối trung tính	Can you finish this by noon?
deliver	verb	bàn giao	Khi cần một sản phẩm đầu ra cụ thể	Please deliver the final draft by Friday.
submit	verb	nộp, gửi chính thức	Báo cáo, form, tài liệu	Submit the report before 5 p.m.
prepare a draft	verb phrase	chuẩn bị bản nháp	Nội dung, proposal, báo cáo	Please prepare a draft for review.
review	verb	xem xét, rà soát	Kiểm tra nội dung trước khi duyệt	Could you review these figures?
revise	verb	chỉnh sửa	Sửa bản hiện tại dựa trên feedback	Please revise the introduction.
coordinate with	verb phrase	phối hợp với	Công việc liên phòng ban	Coordinate with the sales team on this.
follow up with	phrasal verb	liên hệ/xử lý tiếp với	Khách hàng, ứng viên, nhà cung cấp	Please follow up with the client tomorrow.
priority	noun	mức độ ưu tiên	Xác định việc cần làm trước	This task is our top priority today.
urgent	adjective	khẩn cấp	Nhiệm vụ cần xử lý sớm	This is urgent, so please handle it first.
workload	noun	khối lượng công việc	Kiểm tra khả năng nhận thêm việc	How is your workload this week?
deadline	noun	hạn hoàn thành	Xác định mốc cuối	The deadline is Friday at 3 p.m.
due date	noun phrase	ngày đến hạn	Task tracker, project plan	The due date is August 28.
by the end of the day	time phrase	trước cuối ngày	Deadline trong ngày	Please send it by the end of the day.
by close of business	time phrase	trước khi kết thúc giờ làm việc	Email/công việc formal hơn	We need the file by close of business.
expected outcome	noun phrase	kết quả mong đợi	Làm rõ tiêu chuẩn hoàn thành	Let’s clarify the expected outcome first.
deliverable	noun	sản phẩm cần bàn giao	Quản lý dự án, marketing, thiết kế	The main deliverable is the final presentation.
requirement	noun	yêu cầu	Mô tả nội dung task	I’ll send you the project requirements.
progress update	noun phrase	cập nhật tiến độ	Theo dõi công việc	Please give me a progress update tomorrow.
keep someone updated	verb phrase	cập nhật cho ai	Theo dõi thay đổi	Keep me updated on any changes.
blocker	noun	trở ngại cản tiến độ	Quản lý công việc/dự án	Let me know if you run into any blockers.
stay on track	verb phrase	duy trì đúng tiến độ	Theo dõi kế hoạch	A quick check-in will help us stay on track.

Mẫu câu Business English theo từng mục đích

Mục đích	Mẫu câu tiếng Anh	Nghĩa tiếng Việt	Mức độ
Bắt đầu phân công	Let’s divide up the tasks for this project.	Chúng ta phân chia các đầu việc cho dự án này nhé.	Neutral
Bắt đầu phân công	Let’s agree on who will handle each task.	Chúng ta thống nhất ai sẽ phụ trách từng việc nhé.	Polite
Giao việc	I’d like you to prepare the first draft.	Tôi muốn bạn chuẩn bị bản nháp đầu tiên.	Polite
Giao việc	Could you take care of the client follow-up?	Bạn phụ trách việc liên hệ lại khách hàng nhé?	Polite
Giao việc	Please review the figures before the meeting.	Vui lòng kiểm tra số liệu trước cuộc họp.	Neutral
Giao việc	I’d like you to take ownership of this task.	Tôi muốn bạn chịu trách nhiệm chính cho nhiệm vụ này.	Formal
Giao việc	Would you be able to handle the final review?	Bạn có thể phụ trách phần rà soát cuối không?	Polite
Giao việc liên phòng ban	Could your team help us prepare the materials?	Nhóm của anh/chị hỗ trợ chuẩn bị tài liệu được không?	Polite
Nêu phạm vi	Your task is to update sections two and three.	Nhiệm vụ của bạn là cập nhật phần hai và ba.	Neutral
Nêu phạm vi	For this task, please focus on the customer data.	Với nhiệm vụ này, hãy tập trung vào dữ liệu khách hàng.	Neutral
Nêu mục tiêu	The goal is to have a client-ready version.	Mục tiêu là có một phiên bản sẵn sàng gửi khách hàng.	Neutral
Làm rõ đầu ra	The final deliverable should include the report and summary.	Đầu ra cuối cần gồm báo cáo và phần tóm tắt.	Formal
Làm rõ đầu ra	Please send me the revised PowerPoint file.	Vui lòng gửi cho tôi file PowerPoint đã chỉnh sửa.	Neutral
Chốt deadline	Could you have this ready by Thursday afternoon?	Bạn hoàn thành việc này trước chiều thứ Năm được không?	Polite
Chốt deadline	We’ll need the final version by 3 p.m. on Friday.	Chúng ta cần bản cuối trước 3 giờ chiều thứ Sáu.	Neutral
Chốt deadline	Please complete this by the end of the day.	Vui lòng hoàn thành việc này trước cuối ngày.	Neutral
Hỏi tính khả thi	Does that deadline work for you?	Deadline đó có phù hợp với bạn không?	Polite
Hỏi tính khả thi	Is Thursday realistic given your current workload?	Với khối lượng công việc hiện tại, thứ Năm có khả thi không?	Polite
Hỏi tính khả thi	Do you have enough time to take this on?	Bạn có đủ thời gian để nhận thêm việc này không?	Polite
Nêu ưu tiên	Please treat this as a priority.	Vui lòng ưu tiên nhiệm vụ này.	Formal
Nêu ưu tiên	This should be your top priority this morning.	Đây cần là ưu tiên hàng đầu của bạn sáng nay.	Neutral
Nêu thứ tự	Please finish the report before starting the slides.	Hãy hoàn thành báo cáo trước khi làm slide.	Neutral
Kiểm tra nguồn lực	Do you have everything you need to complete this?	Bạn đã có đủ thông tin và nguồn lực để hoàn thành chưa?	Polite
Hỗ trợ	Let me know if you need any additional information.	Hãy báo cho tôi nếu bạn cần thêm thông tin.	Polite
Hỗ trợ	Feel free to check with me if anything is unclear.	Cứ trao đổi với tôi nếu có điểm nào chưa rõ.	Polite
Theo dõi	Please send me a progress update tomorrow morning.	Vui lòng cập nhật tiến độ cho tôi vào sáng mai.	Neutral
Theo dõi	Could you keep me updated on the progress?	Bạn cập nhật tiến độ cho tôi nhé?	Polite
Theo dõi	Let’s check in again on Wednesday.	Chúng ta cập nhật lại với nhau vào thứ Tư nhé.	Neutral
Xử lý trở ngại	Please flag any blockers as soon as possible.	Hãy báo sớm nếu có trở ngại ảnh hưởng tiến độ.	Polite
Xử lý trở ngại	Let me know immediately if the deadline is at risk.	Báo cho tôi ngay nếu có nguy cơ không kịp deadline.	Neutral
Xác nhận	Just to confirm, you’ll send the draft by Thursday.	Xác nhận lại nhé, bạn sẽ gửi bản nháp trước thứ Năm.	Polite
Xác nhận	Have I explained the requirements clearly?	Tôi đã giải thích yêu cầu rõ chưa?	Polite
Kết thúc	Great. I’ll add this to the task tracker.	Tốt. Tôi sẽ thêm việc này vào bảng theo dõi.	Neutral
Kết thúc	Thanks. Let’s review the result on Friday.	Cảm ơn. Chúng ta sẽ cùng xem kết quả vào thứ Sáu.	Neutral

Tham khảo thêm: Từ vựng Office B1 – 50 từ và cụm từ dùng tự nhiên nơi công sở | https://secenglish.vn/tu-vung-office-b1/ | https://anhngusec.edu.vn/tu-vung-office-b1/

Cấu trúc hội thoại giao việc bằng tiếng Anh

Bước	Mục đích	Mẫu câu gợi ý
1	Chuyển sang phần phân công	Let’s agree on who will handle each task.
2	Nêu nhiệm vụ cụ thể	I’d like you to prepare the first draft.
3	Làm rõ phạm vi/đầu ra	Please include the updated figures and recommendations.
4	Nêu deadline	Could you have it ready by Thursday afternoon?
5	Kiểm tra tính khả thi	Does that deadline work for you?
6	Kiểm tra nguồn lực	Do you have everything you need to complete this?
7	Thống nhất cập nhật	Please send me a progress update tomorrow morning.
8	Xác nhận	So, you’ll send the revised draft by Thursday at 3 p.m.
9	Mở kênh hỗ trợ	Let me know if you run into any blockers.

Một lần giao việc rõ ràng cần trả lời năm điểm chính:

Thành phần	Câu hỏi cần rõ	Ví dụ
Task	Cần làm việc gì?	Revise the campaign proposal
Owner	Ai chịu trách nhiệm?	Mai
Deadline	Khi nào cần hoàn thành?	Thursday, 3 p.m.
Output	Cần bàn giao gì?	Revised PowerPoint file
Follow-up	Báo cáo tiến độ thế nào?	Update the team on Wednesday

Mẫu hoàn chỉnh

Hội thoại 1: Team leader giao việc cho thành viên marketing

Bối cảnh: Nhóm marketing vừa thống nhất nội dung cho một chiến dịch. Trưởng nhóm cần phân công người chỉnh proposal và chuẩn bị lịch nội dung.

English dialogue

Linh: We’ve agreed on the campaign direction. Let’s agree on who will handle each task before we finish.

Nam: Sure.

Linh: Nam, I’d like you to prepare the revised campaign proposal based on today’s feedback.

Nam: No problem.

Linh: For this task, please focus on the key message, target audience and promotional offer. The final version should be ready for the manager to review.

Nam: Understood.

Linh: Could you have it ready by Thursday afternoon?

Nam: I have another report due on Thursday morning, but I can finish this by 3 p.m.

Linh: Does 3 p.m. work as the deadline, then?

Nam: Yes.

Linh: Great. Mai, could you take care of the content calendar?

Mai: Sure. Do you need the full monthly calendar?

Linh: Just the launch period. Please update the two-week calendar and include social media posts, email content and the landing-page deadline.

Mai: When do you need it?

Linh: Friday morning. Is that realistic given your current workload?

Mai: Yes, Friday morning is fine.

Linh: Perfect. Please send me a progress update tomorrow afternoon. Nam, you can do the same.

Nam: Sure.

Mai: Got it.

Linh: Let me know if you run into any blockers. So, to confirm: Nam will send the revised proposal by 3 p.m. on Thursday, and Mai will complete the two-week content calendar by Friday morning.

Dịch nghĩa

Linh: Chúng ta đã thống nhất định hướng chiến dịch. Trước khi kết thúc, hãy thống nhất ai sẽ phụ trách từng việc.

Nam: Được.

Linh: Nam, tôi muốn bạn chuẩn bị bản proposal chiến dịch đã chỉnh sửa dựa trên phản hồi hôm nay.

Nam: Không vấn đề.

Linh: Với nhiệm vụ này, hãy tập trung vào thông điệp chính, khách hàng mục tiêu và ưu đãi. Bản cuối cần sẵn sàng để quản lý xem xét.

Nam: Tôi hiểu.

Linh: Bạn hoàn thành trước chiều thứ Năm được không?

Nam: Tôi có một báo cáo khác phải hoàn thành vào sáng thứ Năm, nhưng tôi có thể làm xong việc này trước 3 giờ chiều.

Linh: Vậy chúng ta lấy 3 giờ chiều làm deadline nhé?

Nam: Được.

Linh: Tốt. Mai, bạn phụ trách lịch nội dung nhé?

Mai: Được. Chị cần toàn bộ lịch tháng à?

Linh: Chỉ giai đoạn ra mắt. Hãy cập nhật lịch hai tuần và bao gồm bài mạng xã hội, nội dung email và deadline của landing page.

Mai: Khi nào chị cần?

Linh: Sáng thứ Sáu. Với khối lượng công việc hiện tại của em, thời hạn đó có khả thi không?

Mai: Có, sáng thứ Sáu ổn.

Linh: Tốt. Hãy cập nhật tiến độ cho chị vào chiều mai. Nam cũng cập nhật tương tự nhé.

Nam: Được.

Mai: Em hiểu rồi.

Linh: Báo cho chị nếu gặp bất kỳ trở ngại nào. Xác nhận lại: Nam sẽ gửi proposal đã chỉnh sửa trước 3 giờ chiều thứ Năm, còn Mai hoàn thành lịch nội dung hai tuần trước sáng thứ Sáu.

Cụm từ trọng tâm:

• Let’s agree on who will handle each task
• I’d like you to prepare…
• For this task, please focus on…
• Could you have it ready by…?
• Does … work as the deadline?
• Could you take care of…?
• Is that realistic given your current workload?
• Please send me a progress update
• Let me know if you run into any blockers

Hội thoại 2: Giao việc khi deadline ban đầu chưa khả thi

Bối cảnh: Một supervisor cần giao cho nhân viên chuẩn bị báo cáo khách hàng nhưng phải điều chỉnh deadline sau khi kiểm tra khối lượng công việc.

English dialogue

David: Hoa, I need some help with the monthly client report.

Hoa: Sure. What needs to be done?

David: I’d like you to take ownership of the report this month. You’ll need to collect the latest figures, update the charts and write a short performance summary.

Hoa: All right.

David: We were hoping to send the report on Thursday. Would you be able to complete it by Thursday morning?

Hoa: Thursday morning might be difficult. I’m still working on the budget file, and I won’t receive the sales figures until Wednesday afternoon.

David: That makes sense. What would be a realistic deadline?

Hoa: I could send you a draft by Thursday afternoon and the checked version by Friday at 10 a.m.

David: That works. Let’s use Thursday at 3 p.m. for the draft and Friday at 10 a.m. for the final version.

Hoa: Agreed.

David: The main deliverable is a client-ready PDF, but please keep the Excel file as well in case we need to check the figures.

Hoa: Understood.

David: Do you need anything from me?

Hoa: I’ll need last month’s report and the updated customer list.

David: I’ll send both today. Please keep me updated if anything affects the timeline.

Hoa: Of course.

David: Great. Just to confirm, you’ll send the draft on Thursday at 3 p.m. and the final version on Friday at 10 a.m.

Hoa: Correct.

Dịch nghĩa

David: Hoa, tôi cần hỗ trợ với báo cáo khách hàng hàng tháng.

Hoa: Được. Cần làm những gì?

David: Tôi muốn bạn chịu trách nhiệm chính cho báo cáo tháng này. Bạn cần tổng hợp số liệu mới nhất, cập nhật biểu đồ và viết một phần tóm tắt hiệu suất ngắn.

Hoa: Được.

David: Chúng ta dự kiến gửi báo cáo vào thứ Năm. Bạn hoàn thành trước sáng thứ Năm được không?

Hoa: Sáng thứ Năm hơi khó. Tôi vẫn đang làm file ngân sách và đến chiều thứ Tư mới nhận được số liệu sales.

David: Hợp lý. Deadline nào sẽ khả thi?

Hoa: Tôi có thể gửi bản nháp vào chiều thứ Năm và bản đã kiểm tra trước 10 giờ sáng thứ Sáu.

David: Được. Chúng ta lấy 3 giờ chiều thứ Năm cho bản nháp và 10 giờ sáng thứ Sáu cho bản cuối.

Hoa: Thống nhất.

David: Đầu ra chính là một file PDF hoàn chỉnh để gửi khách hàng, nhưng hãy giữ cả file Excel trong trường hợp cần kiểm tra số liệu.

Hoa: Tôi hiểu.

David: Bạn cần gì từ tôi không?

Hoa: Tôi cần báo cáo tháng trước và danh sách khách hàng đã cập nhật.

David: Tôi sẽ gửi cả hai trong hôm nay. Hãy cập nhật cho tôi nếu có vấn đề ảnh hưởng timeline.

Hoa: Tất nhiên.

David: Tốt. Xác nhận lại nhé, bạn gửi bản nháp lúc 3 giờ chiều thứ Năm và bản cuối lúc 10 giờ sáng thứ Sáu.

Hoa: Chính xác.

Cụm từ trọng tâm:

• take ownership of the report
• Would you be able to complete it by…?
• What would be a realistic deadline?
• The main deliverable is…
• keep me updated
• Just to confirm…

Lỗi sai thường gặp khi giao việc bằng tiếng Anh

Lỗi sai	Câu chưa tự nhiên / chưa chuyên nghiệp	Cách sửa tốt hơn	Giải thích
Dịch trực tiếp “bạn làm cái này”	You do this.	Could you take care of this task?	Câu gốc dễ giống mệnh lệnh. Câu sửa phù hợp hơn khi phối hợp công việc.
Dùng “make” với task	Please make this task today.	Please complete this task today.	Collocation tự nhiên là complete/finish a task.
Dùng sai cấu trúc responsible	You are responsible to make the report.	You are responsible for preparing the report.	Dùng be responsible for + noun/V-ing.
Deadline mơ hồ	Send it soon.	Please send it by 3 p.m. on Thursday.	“Soon” không tạo ra mốc theo dõi rõ ràng.
Không nêu đầu ra	Finish the marketing thing.	Please complete the revised campaign proposal.	Task cần có đối tượng hoặc deliverable cụ thể.
Giao việc nhưng không kiểm tra khả năng	You must finish it tomorrow.	Could you have it ready by tomorrow?	Câu sửa tạo cơ hội xác nhận tính khả thi.
Dịch “ưu tiên làm cái này” không tự nhiên	Do this first priority.	Please treat this as a priority.	Treat something as a priority là cấu trúc tự nhiên.
Dùng “follow” thay cho follow up	Please follow the client tomorrow.	Please follow up with the client tomorrow.	Follow up with someone = liên hệ/xử lý tiếp.
Hỏi xác nhận mang tính gây áp lực	You understand, right?	Have I explained the requirements clearly?	Câu sửa đặt trách nhiệm làm rõ thông tin lên người giao việc.
Không nói cách xử lý khi gặp vấn đề	Finish it by Friday.	Please let me know early if the deadline is at risk.	Người nhận biết cần báo sớm thay vì im lặng đến deadline.

Cách nâng cấp câu cho chuyên nghiệp hơn

Câu cơ bản	Câu chuyên nghiệp hơn	Khi nào dùng?
Do this report.	Could you prepare this report?	Nhờ đồng nghiệp hoặc giao việc nhẹ nhàng
You work on this.	I’d like you to work on this task.	Quản lý giao task
Finish it tomorrow.	Could you have it ready by tomorrow afternoon?	Chốt deadline lịch sự
Send me the file.	Could you please send me the revised file?	Yêu cầu bàn giao
Do this first.	Please treat this as the priority for today.	Xác định ưu tiên
Check this.	Could you review this before the meeting?	Yêu cầu rà soát
Talk to sales.	Please coordinate with the sales team on this.	Phối hợp liên phòng ban
Call the client.	Please follow up with the client this afternoon.	Sales/customer service
Tell me what happens.	Please keep me updated on the progress.	Theo dõi task
Tell me if there is a problem.	Please flag any blockers as early as possible.	Project/team management
Is that clear?	Have I explained the requirements clearly?	Kiểm tra mức độ hiểu
Can you do it?	Does that deadline work for you?	Kiểm tra khả năng đáp ứng deadline
Give me the final thing.	Please send me the final client-ready version.	Xác định deliverable
You are in charge.	I’d like you to take ownership of this task.	Xác định trách nhiệm chính
We need it Friday.	We’ll need the final version by 3 p.m. on Friday.	Deadline cần chính xác

Bài tập Business English chủ đề Assigning tasks in English

Task 1: Match phrases with functions

Ghép câu 1–8 với chức năng A–H.

1. Could you take care of the client follow-up?
2. Does that deadline work for you?
3. Please treat this as a priority.
4. Let me know if you run into any blockers.
5. I’d like you to prepare the first draft.
6. Please keep me updated on the progress.
7. The final deliverable should include the report and summary.
8. Just to confirm, you’ll send it by Thursday.

A. Xác nhận lại nhiệm vụ
B. Yêu cầu cập nhật tiến độ
C. Giao nhiệm vụ
D. Xác định đầu ra
E. Kiểm tra tính khả thi của deadline
F. Xác định mức độ ưu tiên
G. Yêu cầu báo trở ngại
H. Phân công việc follow-up

Task 2: Choose the best response

1. Bạn muốn nhờ đồng nghiệp ngang cấp kiểm tra một báo cáo. Câu phù hợp nhất là:

A. Check this report.
B. You must check the report.
C. Could you review this report before the meeting?
D. You review it now.

2. Nhân viên nói deadline thứ Tư quá gấp. Phản hồi chuyên nghiệp nhất:

A. No, do it Wednesday.
B. What would be a realistic deadline?
C. You need to work faster.
D. I don’t care.

3. Câu nào giao việc kèm đầu ra rõ nhất?

A. Do the marketing work.
B. Finish this.
C. Please prepare a two-page campaign summary with the updated figures.
D. Work on marketing.

4. Câu nào dùng để kiểm tra nguồn lực?

A. Do you have everything you need to complete this?
B. Why are you slow?
C. Finish it quickly.
D. Who told you that?

5. Muốn yêu cầu người nhận task báo sớm nếu có vấn đề:

A. Don’t have problems.
B. Please flag any blockers as early as possible.
C. You cannot be late.
D. Finish whatever happens.

6. Câu nào phù hợp để chốt deadline?

A. Send it soon.
B. Send when possible.
C. Could you have the first draft ready by 3 p.m. on Thursday?
D. Do it fast.

7. Muốn yêu cầu phối hợp với phòng sales:

A. Please coordinate with the sales team on the final figures.
B. Please make with sales.
C. Please work sales.
D. Please coordinate sales about.

8. Câu nào xác nhận trách nhiệm rõ nhất?

A. Someone will do it.
B. We should probably handle it.
C. So, Mai will take ownership of the final review.
D. The team can think about it.

Task 3: Complete the dialogue

Phrase bank:

• take ownership of
• ready by
• workload
• deliverable
• keep me updated
• coordinate with
• blockers
• realistic deadline

Manager: Lan, I’d like you to (1) __________ the onboarding document.

Lan: Sure. What exactly needs to be updated?

Manager: Please (2) __________ the HR team and add the new process for probation reviews.

Lan: Understood.

Manager: Could you have the first draft (3) __________ Thursday afternoon?

Lan: Thursday may be difficult because my current (4) __________ is quite heavy.

Manager: I see. What would be a (5) __________?

Lan: Friday at noon would work.

Manager: That’s fine. The main (6) __________ is a revised Word document ready for internal review.

Lan: Got it.

Manager: Please (7) __________ on your progress, and let me know if there are any (8) __________.

Lan: Will do.

Task 4: Rewrite to sound more professional

1. You do the report.
2. Send me the file tomorrow.
3. Finish this first.
4. Tell sales to give you the data.
5. You understand, right?
6. If there is a problem, tell me.

Task 5: Role-play / Writing practice

1. Marketing: Giao cho một thành viên chỉnh proposal chiến dịch. Deadline 4 p.m. thứ Năm. Yêu cầu cập nhật tiến độ vào sáng thứ Tư.
2. HR: Giao cho nhân viên chuẩn bị lịch phỏng vấn cho năm ứng viên và phối hợp với ba hiring managers. Deadline cuối ngày thứ Sáu.
3. Customer Service: Giao một nhân viên rà soát khiếu nại khách hàng, kiểm tra lịch sử trao đổi và chuẩn bị bản tóm tắt trước 2 p.m.
4. Admin: Nhờ đồng nghiệp chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp ngày mai. Người đó đang có workload cao nên cần trao đổi lại deadline.

Đáp án và giải thích

Task 1

1 – H: take care of the client follow-up dùng để phân công việc liên hệ tiếp với khách hàng.
2 – E: Does that deadline work for you? kiểm tra deadline có khả thi hay không.
3 – F: treat this as a priority xác định mức độ ưu tiên.
4 – G: flag/run into blockers liên quan đến trở ngại ảnh hưởng tiến độ.
5 – C: I’d like you to prepare… là cấu trúc giao nhiệm vụ lịch sự.
6 – B: keep me updated dùng khi yêu cầu cập nhật tiến độ.
7 – D: final deliverable xác định sản phẩm phải bàn giao.
8 – A: Just to confirm… dùng để xác nhận lại thông tin đã thống nhất.

Task 2

1. C. Could you review this report before the meeting?
   Câu hỏi lịch sự, có nhiệm vụ cụ thể và nêu thời điểm cần hoàn thành.
2. B. What would be a realistic deadline?
   Thay vì ép người nhận task giữ deadline không khả thi, câu hỏi chuyển cuộc trao đổi sang việc tìm mốc thời gian thực tế.
3. C. Please prepare a two-page campaign summary with the updated figures.
   Nhiệm vụ có động từ hành động, độ dài và nội dung đầu ra rõ ràng.
4. A. Do you have everything you need to complete this?
   Câu hỏi kiểm tra xem người nhận đã có đủ dữ liệu, công cụ hoặc nguồn lực hay chưa.
5. B. Please flag any blockers as early as possible.
   Blocker là trở ngại ảnh hưởng khả năng tiếp tục hoặc hoàn thành task.
6. C. Could you have the first draft ready by 3 p.m. on Thursday?
   Deadline có ngày, giờ và đầu ra cụ thể.
7. A. Please coordinate with the sales team on the final figures.
   Cấu trúc đúng là coordinate with someone on something.
8. C. So, Mai will take ownership of the final review.
   Câu nêu rõ người chịu trách nhiệm và task cụ thể.

Task 3

1. take ownership of
   Cấu trúc thể hiện người nhận sẽ chịu trách nhiệm chính cho task.
2. coordinate with
   Dùng khi cần phối hợp với một cá nhân hoặc phòng ban.
3. ready by
   Have something ready by + time dùng để chốt thời hạn hoàn thành.
4. workload
   Chỉ tổng khối lượng công việc hiện tại.
5. realistic deadline
   Deadline thực tế, có khả năng thực hiện.
6. deliverable
   Sản phẩm hoặc kết quả cần bàn giao.
7. keep me updated
   Yêu cầu cập nhật tiến độ.
8. blockers
   Các vấn đề hoặc yếu tố cản trở công việc.

Đoạn hoàn chỉnh:

Manager: Lan, I’d like you to take ownership of the onboarding document.

Lan: Sure. What exactly needs to be updated?

Manager: Please coordinate with the HR team and add the new process for probation reviews.

Lan: Understood.

Manager: Could you have the first draft ready by Thursday afternoon?

Lan: Thursday may be difficult because my current workload is quite heavy.

Manager: I see. What would be a realistic deadline?

Lan: Friday at noon would work.

Manager: That’s fine. The main deliverable is a revised Word document ready for internal review.

Lan: Got it.

Manager: Please keep me updated on your progress, and let me know if there are any blockers.

Lan: Will do.

Task 4 – Gợi ý trả lời

1. Could you prepare the report?
   Câu sửa chuyển từ mệnh lệnh trực tiếp sang lời giao việc lịch sự.
2. Could you please send me the file by tomorrow afternoon?
   Thêm please và deadline cụ thể.
3. Please treat this as your top priority for today.
   Cách diễn đạt rõ mức độ ưu tiên.
4. Please coordinate with the sales team to get the latest data.
   Coordinate with phù hợp khi cần phối hợp giữa các bộ phận.
5. Have I explained the requirements clearly?
   Cách kiểm tra mức độ hiểu chuyên nghiệp hơn You understand, right?
6. Please let me know as soon as possible if you run into any problems.
   Câu thể hiện rõ yêu cầu báo sớm khi có trở ngại.

Task 5 – Gợi ý trả lời

Tình huống 1 – Marketing

I’d like you to revise the campaign proposal based on today’s feedback. Please focus on the key message and promotional offer. Could you have the revised version ready by 4 p.m. on Thursday? Please send me a progress update on Wednesday morning and let me know if you run into any blockers.

Tình huống 2 – HR

Could you take ownership of the interview schedule for the five candidates? Please coordinate with the three hiring managers and confirm their available time slots. We’ll need the final schedule by the end of Friday. Let me know if any manager is unavailable.

Tình huống 3 – Customer Service

Please review the customer complaint and check the previous communication history. The main deliverable is a short summary of the issue, what has already been done and the recommended next step. Could you have it ready by 2 p.m.?

Tình huống 4 – Admin

A: Could you prepare the documents for tomorrow’s meeting?

B: I can, but I have two reports to finish this afternoon.

A: I understand. What would be a realistic deadline?

B: I could have everything ready by 10 a.m. tomorrow.

A: That works. Please send me the final files by 10 a.m. and let me know if you need any information from me.

Ứng dụng vào công việc thực tế

Tình huống thực tế	Câu/cụm nên dùng	Lưu ý
Marketing giao chỉnh campaign proposal	I’d like you to revise the campaign proposal.	Nêu rõ phần nào cần chỉnh và feedback nguồn nào
Sales giao follow-up khách hàng	Please follow up with the client by tomorrow afternoon.	Dùng follow up with + person
HR giao chuẩn bị lịch phỏng vấn	Could you coordinate the interview schedule?	Xác định ứng viên, interviewer và deadline
Customer service giao rà soát khiếu nại	Please review the case and prepare a short summary.	Nêu rõ đầu ra thay vì chỉ nói “solve it”
Admin giao chuẩn bị tài liệu họp	Could you have the meeting materials ready by 4 p.m.?	Ghi rõ thời gian và loại tài liệu
Education giao chuẩn bị lesson materials	Please prepare the lesson materials for Friday’s class.	Xác định level, lớp và tài liệu cần bàn giao
Team leader giao nhiệm vụ ưu tiên	Please treat this as the priority for today.	Chỉ dùng khi mức độ ưu tiên thực sự rõ
Quản lý theo dõi task	Please send me a progress update tomorrow morning.	Thống nhất thời điểm cập nhật ngay khi giao việc

Tham khảo thêm: Từ vựng Meetings B1 – Giao tiếp tự tin trong cuộc họp | https://secenglish.vn/tu-vung-meetings-b1/ | https://anhngusec.edu.vn/tu-vung-meetings-b1/

Tham khảo thêm: Từ vựng giao tiếp trong công việc và văn phòng | https://secenglish.vn/tu-vung-giao-tiep-trong-cong-viec-van-phong/ | https://anhngusec.edu.vn/tu-vung-giao-tiep-trong-cong-viec-van-phong/

FAQ về Assigning tasks in English trong Business English

1. Assigning tasks in English phù hợp với level nào?

B1 là level phù hợp nhất để bắt đầu. Người học cần sử dụng được câu đề nghị, mốc thời gian, cấu trúc trách nhiệm và các từ vựng công sở cơ bản trước khi chuyển sang ngôn ngữ delegation hoặc leadership phức tạp hơn.

2. “Assign” và “delegate” khác nhau thế nào?

Assign a task tập trung vào việc giao một công việc cụ thể cho ai đó. Delegate thường nhấn mạnh việc chuyển trách nhiệm thực hiện hoặc quyền xử lý một công việc từ người quản lý sang người khác.

3. Có cần học thuộc toàn bộ mẫu câu giao việc không?

Trọng tâm là ghi nhớ theo chức năng. Một bộ câu cơ bản gồm giao task, chốt deadline, kiểm tra tính khả thi, làm rõ deliverable, yêu cầu update và xử lý blocker đã đủ cho nhiều tình huống công việc phổ biến.

4. Dùng “Please + động từ” để giao việc có lịch sự không?

Có. Please review the report by Friday là cách diễn đạt phổ biến và chuyên nghiệp. Khi giao việc cho đồng nghiệp ngang cấp hoặc cần sắc thái mềm hơn, Could you…? và Would you be able to…? tạo cảm giác hợp tác hơn.

5. “You do this” có sai ngữ pháp không?

Câu không nhất thiết sai ngữ pháp, nhưng thường quá trực tiếp trong giao tiếp công sở. Could you take care of this? hoặc I’d like you to handle this task thể hiện mục đích giao việc tự nhiên hơn.

6. Làm sao luyện phản xạ giao việc bằng tiếng Anh?

Mỗi tình huống luyện tập cần có năm ô: Task – Owner – Deadline – Output – Follow-up. Điền một tình huống công việc thật vào năm ô rồi diễn đạt thành đoạn giao việc 30–60 giây. Sau đó đổi deadline hoặc phát sinh blocker để luyện phản hồi linh hoạt.

Kết luận

Assigning tasks in English hiệu quả không nằm ở việc sử dụng những câu quá phức tạp. Một nhiệm vụ được giao rõ ràng cần giúp người nghe biết chính xác việc gì cần làm, ai chịu trách nhiệm, khi nào hoàn thành, đầu ra là gì và khi nào cần cập nhật tiến độ.

Các mẫu như I’d like you to…, Could you take care of…?, Does that deadline work for you?, Please keep me updated… và Let me know if you run into any blockers tạo thành một bộ khung thực tế cho giao tiếp công việc hằng ngày.

Luyện theo role-play với chính các nhiệm vụ đang xuất hiện trong công việc sẽ giúp mẫu câu chuyển từ kiến thức cần nhớ thành phản xạ giao tiếp tự nhiên và rõ ràng hơn.

Xem thêm

• Các mẫu câu giao tiếp tiếng Anh trong buổi họp 
• Tranh luận công việc bằng tiếng Anh 
• Khóa học tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm 
• Từ vựng giao tiếp tiếng Anh hội thảo