Phân biệt cách viết thư trang trọng Formal và thân mật Informal trong VSTEP Writing

Trong VSTEP Writing Task 1, rất nhiều bạn chỉ tập trung viết đúng ngữ pháp, đủ ý, đủ số từ nhưng lại bỏ qua một yếu tố rất quan trọng: văn phong viết thư.

Cùng một nội dung xin lỗi, cảm ơn, phàn nàn hay hỏi thông tin, cách viết cho bạn thân sẽ khác hoàn toàn cách viết cho quản lý, giáo viên, trung tâm hoặc phòng tuyển sinh. Nếu xác định sai người nhận thư, bài viết dễ bị thiếu tự nhiên, sai register và mất điểm ở phần tổ chức bài viết, từ vựng và mức độ phù hợp với ngữ cảnh.

Bài viết này sẽ giúp bạn phân biệt rõ thư trang trọng Formal và thư thân mật Informal trong VSTEP Writing Task 1, kèm bảng so sánh, mẫu câu ăn điểm và bài tập thực hành.

Key takeaways

Trong VSTEP Writing Task 1, bước đầu tiên là xác định người nhận thư.
Viết cho bạn bè, người thân dùng văn phong Informal.
Viết cho quản lý, giáo viên, tổ chức, phòng tuyển sinh hoặc dịch vụ khách hàng dùng văn phong Formal.
Thư Formal cần lịch sự, khách quan, không viết tắt và dùng cấu trúc câu chuẩn mực hơn.
Thư Informal có thể gần gũi, tự nhiên, dùng viết tắt và cách diễn đạt giống giao tiếp hằng ngày.
Dùng sai văn phong có thể khiến bài viết bị trừ điểm dù ý tưởng và ngữ pháp không quá sai.

Mục lục bài viết

Vì sao cần phân biệt Formal và Informal trong VSTEP Writing?

Trong bài thi VSTEP Writing Task 1, đề bài thường yêu cầu thí sinh viết một lá thư hoặc email theo tình huống cụ thể. Điểm khó không chỉ nằm ở việc “viết gì”, mà còn nằm ở việc “viết với ai” và “viết bằng giọng như thế nào”.

Hãy thử tưởng tượng bạn viết thư xin nghỉ phép cho sếp nhưng lại mở đầu bằng:

Hi boss, how’s it going?

Hoặc viết thư mời bạn thân đi ăn cưới nhưng lại dùng:

I am writing this letter to inform you that…

Cả hai câu đều có thể đúng ngữ pháp, nhưng lại sai sắc thái. Một câu quá suồng sã cho ngữ cảnh công việc, một câu lại quá cứng khi viết cho bạn thân. Đây chính là lỗi sai về văn phong, hay còn gọi là register.

Trong VSTEP Writing, văn phong phù hợp giúp bài viết:

đúng vai giao tiếp;
tự nhiên hơn;
thể hiện rõ mối quan hệ giữa người viết và người nhận;
dùng từ vựng, cấu trúc và cách mở/kết thư chính xác hơn.

Vì vậy, trước khi viết, bạn cần dành vài giây để trả lời câu hỏi: “Mình đang viết cho ai?”

Tham khảo thêm: Cấu trúc viết email tiếng Anh chuẩn

Cách nhận diện đề bài VSTEP: bạn đang viết cho ai?

Đề bài VSTEP Writing Task 1 thường mô tả tình huống khá rõ. Để tránh nhầm văn phong, hãy nhìn vào yêu cầu:

Write a letter/email to…

Phần sau chữ “to” chính là chìa khóa để xác định bạn nên viết theo Formal hay Informal.

Thư thân mật Informal Letter

Bạn dùng văn phong thân mật khi người nhận là người có quan hệ cá nhân, gần gũi với bạn.

Đối tượng thường gặp:

a friend;

your pen-friend;

a family member;

a classmate thân thiết.

Tình huống thường gặp:

kể về một chuyến du lịch;

mời bạn đến tiệc sinh nhật, tiệc tân gia hoặc đám cưới;

cảm ơn bạn vì một món quà;

xin lỗi bạn vì lỡ hẹn hoặc làm hỏng đồ;

đưa ra lời khuyên cá nhân.

Đặc điểm chính của thư Informal là ngôn ngữ gần gũi, tự nhiên, giống như khi bạn trò chuyện trực tiếp với người quen.

Ví dụ:

Hi Mark,

I’ve just got back from my trip to Nha Trang and it was amazing!

Thư trang trọng Formal Letter

Bạn dùng văn phong trang trọng khi người nhận là người không quen biết, người có vị trí cao hơn, hoặc một tổ chức/cơ quan/dịch vụ.

Đối tượng thường gặp:

manager;

teacher/professor;

director;

the Admissions Office;

customer service;

building manager;

hotel manager;

course coordinator.

Tình huống thường gặp:

phàn nàn về dịch vụ khách sạn, nhà hàng, cửa hàng;

xin nghỉ học hoặc xin nghỉ làm;

hỏi thông tin khóa học;

ứng tuyển vị trí tình nguyện viên;

đề nghị hỗ trợ từ một tổ chức;

phản ánh vấn đề trong khu dân cư hoặc nơi làm việc.

Đặc điểm chính của thư Formal là lịch sự, rõ ràng, khách quan và thể hiện sự tôn trọng người nhận.

Ví dụ:

Dear Sir/Madam,

I am writing to inquire about the English course schedule and tuition fees.

Tham khảo thêm: Khóa VSTEP B1, B2 tại SEC

So sánh thư Formal và Informal trong VSTEP Writing

Để dễ nhớ, bạn có thể so sánh hai dạng thư theo từng phần như sau:

Phần của thư	Thư thân mật Informal	Thư trang trọng Formal
Cách chào hỏi	Hi Jack, / Dear Lan,	Dear Sir/Madam, / Dear Mr. Smith,
Lời mở đầu	How are you doing? / I was so happy to get your letter.	I am writing to express my dissatisfaction with… / I am writing to inquire about…
Viết tắt	Được dùng: I’m, don’t, can’t, wouldn’t	Không dùng viết tắt: I am, do not, cannot, would not
Từ nối	And, but, so, also, anyway	However, furthermore, consequently, in addition
Cách diễn đạt	Dùng cụm động từ tự nhiên: look for, find out, get back	Dùng động từ trang trọng hơn: search for, discover, respond
Dấu câu	Có thể dùng dấu chấm than để thể hiện cảm xúc	Hạn chế dấu chấm than, ưu tiên dấu chấm để giữ sự khách quan
Lời kết	Write back soon! / Hope to see you soon.	I look forward to hearing from you soon.
Ký tên	Best wishes, / Warm regards, / Love,	Yours faithfully, / Yours sincerely,

Một mẹo rất dễ nhớ là:

Nếu viết cho người thân quen, hãy viết tự nhiên nhưng vẫn đúng ngữ pháp.
Nếu viết cho người có thẩm quyền hoặc tổ chức, hãy viết lịch sự, rõ mục đích và hạn chế cảm xúc quá mạnh.

Ví dụ với cùng ý “tôi muốn biết thêm thông tin”:

Informal:

I’d like to know more about the course.

Formal:

I would be grateful if you could provide me with further details regarding the course.

Cả hai câu đều đúng, nhưng câu Formal phù hợp hơn khi viết cho phòng tuyển sinh, trung tâm hoặc tổ chức giáo dục.

Tham khảo thêm: Cách dùng linking words trong tranh luận học thuật

Bộ mẫu câu thường dùng cho từng tình huống VSTEP

Trong VSTEP Writing Task 1, đề bài thường xoay quanh một số mục đích quen thuộc: phàn nàn, yêu cầu/hỏi thông tin, xin lỗi và cảm ơn. Với mỗi mục đích, bạn cần chọn mẫu câu đúng văn phong.

Thư phàn nàn Complaint Letter

Đây là dạng bài rất hay gặp trong VSTEP, thường yêu cầu bạn phàn nàn về một món hàng lỗi, dịch vụ kém, phòng khách sạn không đúng mô tả hoặc vấn đề trong tòa nhà.

Informal:

I’m writing to tell you that I’m not happy with…

Formal:

I am writing to express my strong dissatisfaction with…

Cụm từ nên nhớ:

take immediate action to resolve the issue

Ví dụ Formal:

I am writing to express my strong dissatisfaction with the service I received at your hotel last weekend.

Câu này phù hợp vì người viết đang phản ánh với một tổ chức/dịch vụ, nên cần giữ giọng lịch sự nhưng rõ ràng.

Thư yêu cầu hoặc hỏi thông tin Request/Inquiry Letter

Dạng này thường xuất hiện khi bạn muốn hỏi thông tin về khóa học, lịch học, học phí, điều kiện đăng ký hoặc nhờ người có thẩm quyền hỗ trợ.

Informal:

Can you help me with…?

I’d like to know more about…

Formal:

I would be grateful if you could provide me with further details regarding…

I would appreciate it if you could…

Ví dụ Formal:

I would be grateful if you could provide me with further details regarding the course schedule, tuition fees and available discounts.

Khi viết thư hỏi thông tin trong VSTEP, bạn nên tránh hỏi quá cụt như:

Tell me the price.

Cách viết lịch sự hơn là:

Could you please inform me about the tuition fee?

Tham khảo thêm: Từ vựng giao tiếp trong công việc & văn phòng

Thư xin lỗi Apology Letter

Thư xin lỗi có thể là Formal hoặc Informal tùy người nhận.

Nếu xin lỗi bạn bè vì làm hỏng sách, quên sinh nhật hoặc lỡ hẹn, bạn dùng Informal.

Informal:

I’m so sorry that I couldn’t come to your party.

I’m really sorry about what happened.

Nếu xin lỗi giáo viên, quản lý hoặc tổ chức vì vắng mặt, nộp muộn hoặc không tham gia được sự kiện, bạn dùng Formal.

Formal:

Please accept my sincere apologies for my absence from…

I sincerely apologize for the inconvenience caused.

Cụm từ nên nhớ:

due to unforeseen circumstances

Ví dụ Formal:

Please accept my sincere apologies for my absence from the meeting due to unforeseen circumstances.

Câu này trang trọng hơn nhiều so với:

Sorry I couldn’t come.

Thư cảm ơn Thank-you Letter

Thư cảm ơn cũng cần thay đổi văn phong theo người nhận.

Informal:

Thanks a lot for your lovely gift.

I really appreciate your help.

Formal:

I am writing to express my appreciation for…

I would like to thank you for your support.

Ví dụ Formal:

I am writing to express my appreciation for the excellent service during my stay at your hotel last week.

Trong bài thi, nếu người nhận là khách sạn, trung tâm, công ty hoặc quản lý, các cụm như express my appreciation, excellent service, professional and helpful sẽ giúp câu văn lịch sự và tự nhiên hơn.

Phân tích bài viết mẫu Formal và Informal

Để thấy rõ sự khác biệt, hãy cùng nhìn vào hai đoạn mẫu ngắn.

Tình huống 1: Viết thư cho bạn thân kể về kỳ nghỉ

Sample:

Hi Mark,

I’ve just got back from my trip to Nha Trang and it was amazing! The food was great and the people were so friendly. You must come with me next time!

Vì sao đoạn này là Informal?

Về từ vựng, người viết dùng các tính từ quen thuộc trong giao tiếp hằng ngày như amazing, great, friendly. Những từ này không quá học thuật nhưng tự nhiên, đúng với sắc thái kể chuyện cho bạn thân.

Về ngữ pháp, đoạn này dùng dạng viết tắt I’ve thay vì I have. Đây là dấu hiệu rất rõ của văn phong thân mật.

Về dấu câu, dấu chấm than giúp thể hiện sự hào hứng. Khi viết cho bạn bè, cách biểu cảm như vậy là phù hợp.

Về giọng điệu, câu You must come with me next time! tạo cảm giác gần gũi, nhiệt tình, giống như một lời rủ rê tự nhiên.

Tình huống 2: Viết thư cho quản lý khách sạn

Sample:

I am writing to express my appreciation for the excellent service during my stay at your hotel last week. The staff members were professional and helpful, which contributed significantly to our pleasant experience.

Vì sao đoạn này là Formal?

Về từ vựng, người viết dùng các cụm trang trọng và chính xác hơn:

express my appreciation thay cho say thank you;
professional and helpful để đánh giá khách quan;
contributed significantly để thể hiện tác động một cách rõ ràng, lịch sự.

Về ngữ pháp, đoạn này không dùng viết tắt. Người viết dùng I am thay vì I’m, đúng với yêu cầu của thư trang trọng.

Về cấu trúc câu, đoạn có mệnh đề quan hệ:

which contributed significantly to our pleasant experience.

Câu phức giúp bài viết có độ liên kết tốt hơn và phù hợp với mục tiêu B2/C1 trong VSTEP Writing.

Về sắc thái, câu văn lịch sự, khách quan, giữ khoảng cách vừa đủ giữa người viết và người nhận.

Tham khảo thêm: Cách viết email chuyên nghiệp bằng tiếng Anh

Bài tập thực hành xác định văn phong

Lỗi phổ biến nhất trong VSTEP Writing Task 1 là đọc đề quá nhanh, chưa xác định người nhận đã bắt đầu viết. Hãy luyện với 3 đề bài dưới đây.

Đề bài 1: Xin lỗi một người bạn nước ngoài

Tình huống:

Bạn mượn một cuốn sách của người bạn nước ngoài và vô tình làm hỏng nó. Hãy viết thư xin lỗi và đề nghị đền bù.

Văn phong xác định: Informal.

Tại sao?

Đối tượng nhận thư là friend, tức là bạn bè. Vì vậy, bạn có thể dùng giọng thân mật, gần gũi.

Gợi ý cách viết:

Mở đầu bằng Hi/Dear + tên.
Dùng I’m so sorry hoặc I’m really sorry.
Có thể giải thích ngắn gọn lý do làm hỏng sách.
Đề nghị mua sách mới hoặc trả tiền đền bù.
Kết thư bằng Best, Best wishes hoặc Cheers.

Ví dụ mở đầu:

Hi Tom,

I’m really sorry, but I accidentally damaged the book I borrowed from you last week.

Đề bài 2: Hỏi thông tin khóa học tại SEC

Tình huống:

Bạn muốn đăng ký một khóa học tại trung tâm Anh ngữ SEC nhưng cần hỏi về học phí, lịch học và các ưu đãi hiện có.

Văn phong xác định: Formal.

Tại sao?

Đối tượng nhận thư là một tổ chức giáo dục. Bạn đang viết với vai trò học viên tiềm năng, nên cần dùng giọng lịch sự và rõ mục đích.

Gợi ý cách viết:

Mở đầu bằng Dear Admissions Office hoặc Dear Sir/Madam.
Dùng I am writing to inquire about…
Hỏi thông tin bằng Could you please…? hoặc I would be grateful if you could…
Không dùng viết tắt.
Kết thư bằng I look forward to hearing from you.

Ví dụ mở đầu:

Dear Admissions Office,

I am writing to inquire about the schedule, tuition fees and current offers for your VSTEP course.

Đề bài 3: Phàn nàn với quản lý tòa nhà

Tình huống:

Bạn viết thư cho quản lý tòa nhà để phàn nàn về việc hàng xóm thường xuyên làm ồn, gây ảnh hưởng đến giấc ngủ của bạn vào ban đêm.

Văn phong xác định: Formal.

Tại sao?

Người nhận là building manager, tức là người có thẩm quyền xử lý vấn đề. Nội dung thư cũng liên quan đến quy định chung trong tòa nhà, nên cần nghiêm túc và khách quan.

Gợi ý cách viết:

Giữ thái độ lịch sự nhưng kiên quyết.
Không dùng từ ngữ thô lỗ hoặc cảm xúc quá mạnh.
Mô tả sự việc rõ ràng.
Nêu ảnh hưởng cụ thể.
Đề nghị giải pháp.

Ví dụ mở đầu:

I am writing to bring to your attention a serious noise issue in the building.

Bảng tổng kết đáp án

Đề bài	Đối tượng nhận thư	Loại văn phong	Đặc điểm ngôn ngữ chính
Đề 1	Bạn bè	Informal	Thân thiện, gần gũi, được phép viết tắt
Đề 2	Trung tâm/tổ chức	Formal	Lịch sự, dùng từ vựng hành chính, không viết tắt
Đề 3	Quản lý	Formal	Nghiêm túc, khách quan, có thể dùng câu phức

FAQ

Formal và Informal trong VSTEP Writing khác nhau chủ yếu ở đâu?

Khác nhau chủ yếu ở người nhận thư, cách chào hỏi, cách mở đầu, mức độ lịch sự, cách dùng từ, việc có dùng viết tắt hay không và cách kết thư. Formal dùng cho người có thẩm quyền hoặc tổ chức. Informal dùng cho bạn bè, người thân hoặc người quen gần gũi.

Trong thư Formal có được dùng I’m, don’t, can’t không?

Không nên dùng. Với thư Formal, bạn nên viết đầy đủ: I am, do not, cannot, would not. Việc tránh viết tắt giúp bài viết trang trọng và phù hợp với ngữ cảnh hơn.

Viết cho giáo viên là Formal hay Informal?

Thông thường là Formal, đặc biệt khi bạn viết để xin nghỉ học, xin thông tin, giải thích lý do vắng mặt hoặc đề nghị hỗ trợ. Nếu đề bài thể hiện giáo viên có quan hệ rất thân thiết thì có thể mềm hơn, nhưng trong bài thi VSTEP, cách an toàn nhất vẫn là viết lịch sự.

Có cần dùng nhiều từ học thuật trong thư Formal không?

Không cần nhồi từ học thuật. Quan trọng là dùng từ đúng ngữ cảnh, lịch sự và rõ nghĩa. Những cụm như I am writing to inquire about, I would be grateful if you could, Please accept my sincere apologies là đủ hiệu quả nếu dùng đúng.

Thư Informal có được dùng dấu chấm than không?

Có thể dùng, nhất là khi thể hiện sự vui mừng, hào hứng hoặc thân mật. Tuy nhiên, không nên lạm dụng quá nhiều vì bài vẫn cần rõ ràng và đúng chuẩn bài thi.

Tải tài liệu tham khảo thêm

Để luyện kỹ hơn phần phân biệt thư Formal và Informal trong VSTEP Writing Task 1, bạn có thể tải file tóm tắt kèm bảng so sánh, mẫu câu và bài tập thực hành.

TẢI TÀI LIỆU PHÂN BIỆT CÁCH VIẾT THƯ FORMAL VÀ INFORMAL TRONG VSTEP WRITING: [LINK TẢI TÀI LIỆU]

Hãy dùng tài liệu này như một checklist trước khi luyện viết: xác định người nhận, chọn văn phong, chọn mẫu câu mở đầu và kiểm tra lại cách kết thư.

Xem thêm

Phân biệt được Formal và Informal là một bước rất quan trọng để làm tốt VSTEP Writing Task 1. Khi bạn xác định đúng người nhận thư, bài viết sẽ tự nhiên hơn, đúng sắc thái hơn và tránh được những lỗi rất đáng tiếc về văn phong.

Điều cần nhớ là: viết Formal không có nghĩa là phải viết thật khó, và viết Informal không có nghĩa là viết tùy tiện. Một bài viết tốt là bài đúng người nhận, đúng mục đích, rõ ý và dùng ngôn ngữ phù hợp.

Nếu bạn đang luyện VSTEP Writing nhưng vẫn chưa chắc cách mở bài, triển khai ý, chọn từ hay kết thư, hãy bắt đầu từ việc luyện từng tình huống nhỏ như xin lỗi, phàn nàn, cảm ơn và hỏi thông tin. Khi nắm được khung viết, bạn sẽ viết nhanh hơn và kiểm soát bài tốt hơn trong phòng thi.

Tại SEC, học viên được hướng dẫn viết theo từng dạng đề, sửa lỗi trực tiếp và luyện cách dùng câu, từ vựng, văn phong phù hợp với mục tiêu B1, B2. Bạn có thể đăng ký học thử hoặc kiểm tra trình độ để biết mình đang cần cải thiện phần nào trong kỹ năng Writing.