Cách viết email xin việc bằng tiếng Anh chuyên nghiệp, dễ áp dụng
Khi ứng tuyển, email là thứ nhà tuyển dụng nhìn thấy trước cả CV. Một email xin việc bằng tiếng Anh tốt cần rõ vị trí ứng tuyển, ngắn gọn, lịch sự và cho thấy bạn phù hợp với công việc. Nếu bạn đang lo không biết nên viết tiêu đề thế nào, mở đầu ra sao và kết email sao cho chuyên nghiệp, bài này sẽ giúp bạn đi từng bước, đủ để dùng ngay.
Key takeaways
- Email xin việc bằng tiếng Anh nên đi thẳng vào mục tiêu, không vòng vo, không kể lể dài dòng.
- Một email chuẩn thường có 6 phần: subject line, greeting, opening, body, attachment note, closing. Bài gốc của SEC cũng đang triển khai theo khung này.
- Mở đầu nên nói rõ bạn ứng tuyển vị trí nào và biết tin tuyển dụng từ đâu.
- Phần thân email chỉ nên nhấn vào 1 đến 2 điểm mạnh sát vị trí, không copy nguyên cover letter vào email.
- Kỹ năng này cũng hữu ích cho TOEIC Writing, vì bài thi có dạng respond to a written request, trong đó thí sinh phải viết email phản hồi trong thời gian giới hạn.
Email xin việc bằng tiếng Anh là gì và khi nào cần dùng?
Email xin việc bằng tiếng Anh là email bạn gửi kèm CV hoặc hồ sơ ứng tuyển để giới thiệu ngắn gọn bản thân, nói rõ vị trí ứng tuyển và tạo ấn tượng ban đầu với nhà tuyển dụng. Theo British Council, một email ứng tuyển nên có subject line rõ ràng, lời chào phù hợp, nêu vị trí ứng tuyển, tóm tắt lý do bạn phù hợp và nhắc tới CV đính kèm.
Bạn sẽ cần kiểu email này khi:
- ứng tuyển vào công ty nước ngoài hoặc công ty dùng tiếng Anh trong quy trình tuyển dụng
- gửi CV trực tiếp cho nhà tuyển dụng hoặc HR
- gửi hồ sơ qua email thay vì qua form tuyển dụng
- follow-up sau khi đã nộp CV nhưng muốn chủ động liên hệ lại
Với người học Việt Nam, điều quan trọng nhất là hiểu rằng email xin việc không phải nơi để kể toàn bộ kinh nghiệm, mà là nơi để nhà tuyển dụng thấy ngay 3 điều:
- bạn đang ứng tuyển vị trí gì
- bạn có điểm nào phù hợp
- bạn muốn họ xem file đính kèm và phản hồi
Cấu trúc chuẩn của một email xin việc bằng tiếng Anh
Bạn có thể dùng khung 6 phần dưới đây. Đây cũng là logic mà bài gốc của SEC đang đi theo.
- Subject line, tiêu đề email
Nói rõ đây là email ứng tuyển, kèm vị trí và tên ứng viên nếu cần. - Greeting, lời chào mở đầu
Nên lịch sự, ưu tiên dùng tên người nhận nếu biết. - Opening, câu mở đầu
Nói rõ bạn viết email để ứng tuyển vị trí nào. - Body, nội dung chính
Tóm tắt ngắn kinh nghiệm, kỹ năng hoặc điểm phù hợp nhất. - Attachment note, ghi chú file đính kèm
Nhắc người nhận rằng CV hoặc portfolio được đính kèm. - Closing, lời kết
Cảm ơn, bày tỏ mong muốn được trao đổi thêm, rồi ký tên.
Ví dụ subject line phù hợp:
- Application for Marketing Executive, Nguyen Minh Anh
- Job Application, Sales Assistant, Tran Thu Ha
- Applying for English Teacher Position, Le Hoang Nam
British Council cũng khuyên nên ghi rõ vị trí ứng tuyển ngay ở subject line và mở email bằng Dear Mr/Mrs/Ms + surname khi biết tên người nhận.
Cách viết email xin việc bằng tiếng Anh từng bước
Bước 1: Xác định thật rõ vị trí ứng tuyển
Trước khi viết, hãy tự trả lời:
- bạn đang apply vị trí nào
- công ty nào
- email này gửi cho ai
- file nào sẽ đính kèm
Nghe đơn giản, nhưng đây là lỗi rất hay gặp. Nhiều bạn dùng một email chung cho nhiều công ty, quên sửa tên vị trí hoặc tên doanh nghiệp.
Bước 2: Viết tiêu đề email rõ ràng
Tiêu đề càng rõ càng tốt. Đừng dùng kiểu:
- CV of mine
- Job application
- Hello HR
Bạn nên viết cụ thể hơn:
- Application for Content Marketing Intern, Nguyen Ha Linh
- Job Application for Customer Service Executive, Pham Duc Anh
Điểm cần nhớ: nhà tuyển dụng phải hiểu ngay email này để làm gì chỉ sau 1 giây nhìn subject.
Bước 3: Mở đầu ngắn, đúng việc
Phần mở đầu chỉ cần 1 đến 2 câu. Bạn không cần viết dài.
Có thể dùng các mẫu:
- I am writing to apply for the Marketing Intern position advertised on your website.
- I am writing in response to your job posting for the Sales Executive position.
- I would like to apply for the English Teacher position at your centre.
British Council gợi ý rằng email ứng tuyển nên nói rõ bạn là ai và bạn đang ứng tuyển vai trò nào ngay từ đầu.
Bước 4: Chọn 1 đến 2 điểm mạnh sát vị trí
Đây là phần nhiều bạn viết lan man nhất. Cách tốt hơn là chỉ chọn những gì liên quan trực tiếp đến job.
Ví dụ:
- Nếu ứng tuyển marketing intern, hãy nhấn vào viết nội dung, social media, Canva, CapCut, làm CLB, project.
- Nếu ứng tuyển sales executive, hãy nhấn vào giao tiếp, tư vấn khách hàng, xử lý tình huống, đạt chỉ tiêu.
- Nếu ứng tuyển teacher, hãy nhấn vào kinh nghiệm giảng dạy, quản lớp, thiết kế bài học, chứng chỉ hoặc điểm số liên quan.
Bạn có thể viết:
- During university, I worked on several social media projects and developed strong content writing and basic design skills.
- With two years of experience in customer service, I am confident in communicating with clients and handling requests professionally.
Bước 5: Nhắc tới file đính kèm
Đây là phần nhỏ nhưng rất nên có.
Các mẫu an toàn:
- Please find my CV attached for your review.
- I have attached my resume and portfolio for your consideration.
- Please find attached my application documents.
British Council cũng nêu rõ rằng khi gửi CV đi ứng tuyển, bạn nên có email hoặc cover email đi kèm để giới thiệu hồ sơ và khuyến khích nhà tuyển dụng mở file đính kèm.
Bước 6: Kết email lịch sự và chủ động
Bạn có thể kết bằng:
- Thank you for your time and consideration.
- I look forward to hearing from you.
- I would welcome the opportunity to discuss my application further.
Sau đó ký:
- Best regards,
- Kind regards,
- Sincerely,
Mẫu email xin việc bằng tiếng Anh cho người mới bắt đầu
Đây là mẫu gọn, dễ sửa cho sinh viên hoặc người mới ra trường:
Subject: Application for Marketing Intern, Nguyen Minh Anh
Dear Hiring Manager,
I am writing to apply for the Marketing Intern position advertised on your website. I am currently a final-year student majoring in Marketing and I am very interested in this opportunity.
During my studies, I joined several university projects related to content creation and social media. These experiences helped me develop basic writing, teamwork and communication skills. I am eager to learn more and contribute to your team.
Please find my CV attached for your consideration. Thank you for your time, and I look forward to hearing from you.
Best regards,
Nguyen Minh Anh
Vì sao mẫu này ổn?
- nói rõ vị trí ngay từ đầu
- không kể quá nhiều
- chọn đúng nhóm điểm mạnh của sinh viên mới
- có nhắc file đính kèm và lời kết lịch sự
Mẫu email xin việc bằng tiếng Anh cho người đã có kinh nghiệm
Nếu bạn đã đi làm, email nên tập trung vào giá trị phù hợp với vị trí.
Subject: Application for Customer Service Executive, Tran Thu Ha
Dear Ms. Brown,
I am writing to apply for the Customer Service Executive position at ABC Company. With over two years of experience in customer support, I believe I have the communication and problem-solving skills required for this role.
In my current position, I handle customer inquiries, resolve complaints and coordinate with internal teams to improve service quality. I am confident that my experience in client communication and service operations would allow me to contribute effectively to your team.
Please find attached my CV for your review. Thank you for your consideration. I would welcome the opportunity to discuss my application further.
Kind regards,
Tran Thu Ha
Điểm mạnh của mẫu này:
- đúng giọng điệu công việc
- đi thẳng vào kinh nghiệm liên quan
- không dài nhưng vẫn đủ sức thuyết phục
Những lỗi thường gặp khi viết email xin việc bằng tiếng Anh
Bài cũ của SEC cũng đã chạm đúng nhóm lỗi này, và đây là phần rất nên giữ.
1. Tiêu đề quá chung chung
Ví dụ:
- My CV
- Job
- Hello
Những subject này không cho thấy bạn ứng tuyển vị trí nào.
2. Lời chào quá mơ hồ hoặc quá thân mật
Ví dụ:
- Hey
- Hi bro
- Dear Sir/Madam, nếu bạn hoàn toàn có thể tìm được tên người nhận
British Council khuyên nên cố tìm tên người tuyển dụng nếu có thể và dùng lời chào cụ thể hơn.
3. Nội dung quá dài
Nhiều bạn biến email thành một bản cover letter dài. Điều này làm nhà tuyển dụng mệt khi đọc. Email chỉ cần phần giới thiệu ngắn và đúng trọng tâm.
4. Chỉ nói về bản thân, không gắn với vị trí
Ví dụ viết rất nhiều về mình, nhưng không cho thấy vì sao mình phù hợp với job.
5. Quên nhắc file đính kèm hoặc đính nhầm file
Đây là lỗi kỹ thuật nhỏ nhưng rất dễ mất điểm.
6. Dùng ngôn ngữ dịch thẳng từ tiếng Việt
Ví dụ:
- I very like this company.
- I hope you can give me one opportunity.
Bạn nên viết tự nhiên hơn:
- I am very interested in this opportunity.
- I would welcome the opportunity to discuss my application further.
Mẹo để email ngắn gọn nhưng vẫn có điểm nhấn
Nếu bạn sợ email bị nhạt, đừng thêm từ khó. Hãy thêm độ rõ.
Bạn có thể áp dụng 5 mẹo này:
- Mỗi email chỉ giữ 1 mục tiêu chính, là ứng tuyển vị trí nào
- Mỗi đoạn chỉ nên có 1 ý
- Chọn 1 đến 2 điểm mạnh sát job, không liệt kê tất cả
- Dùng câu đơn giản, dễ đọc
- Đọc lại 1 lần trước khi gửi để sửa lỗi tên công ty, vị trí, file đính kèm
Một công thức rất dễ nhớ là:
- Câu 1: Tôi viết để ứng tuyển vị trí nào
- Câu 2: Tôi có điểm gì phù hợp
- Câu 3: Tôi đã đính kèm CV
- Câu 4: Cảm ơn và mong phản hồi
Đây là điều quan trọng: email xin việc tốt không cần hoa mỹ, chỉ cần đúng việc và tạo cảm giác chuyên nghiệp.
FAQ
Thường nên ngắn gọn, đủ ý. Với đa số trường hợp, bạn chỉ cần 3 đến 5 đoạn ngắn. Không. Email nên là phần giới thiệu ngắn. Nếu cần cover letter riêng, bạn có thể đính kèm thêm file hoặc viết bản dài hơn theo yêu cầu tuyển dụng. Bạn có thể dùng Dear Hiring Manager, hoặc Dear Recruitment Team,. Nếu tìm được tên, nên dùng tên cụ thể. Để an toàn, bạn nên ưu tiên dạng đầy đủ hơn trong email trang trọng, đặc biệt khi mới ứng tuyển.
Xem thêm
- Cấu trúc viết email tiếng Anh chuẩn
- Hướng dẫn viết email tiếng Anh chuẩn mực
- Lỗi dùng từ và ngữ pháp khi viết email tiếng Anh
- Viết email chuyên nghiệp và thư công việc bằng tiếng Anh
- Khóa Giao Tiếp Ứng Dụng tại SEC
Kết luận
Nếu bạn đang muốn ứng tuyển vào môi trường dùng tiếng Anh nhưng vẫn chưa tự tin viết email ngắn, rõ và chuyên nghiệp, bước hợp lý nhất là kiểm tra lại trình độ hiện tại và chọn lộ trình giao tiếp phù hợp với mục tiêu công việc. Khi có nền câu, từ vựng công việc và cách viết email chuẩn, bạn sẽ tự tin hơn rất nhiều trong quá trình ứng tuyển.
Từ vựng Journeys A2: 40 từ và cụm từ giúp bạn nói về chuyến đi...
Từ vựng Jobs A2: 44 từ và cụm từ nói về nghề nghiệp Ở trình...
Từ vựng Invitations A2: Đưa ra và trả lời lời mời tự nhiên Chủ đề...
Từ vựng Housework A2: 40 từ và cụm từ giúp nói về việc nhà Housework...
Từ Vựng Hotel A2: Giao Tiếp Tự Tin Khi Đặt Phòng Và Nhận Phòng Từ...
Từ vựng Cafés A2: 40 từ và cụm từ giúp gọi món tự tin Chủ...
Từ vựng Books A2: 42 từ và cụm từ giúp nói về sách tự nhiên...
Từ vựng Birthday A2: 36 từ và cụm từ giao tiếp dễ nhớ Chủ đề... 
Từ vựng Journeys A2: 40 từ và cụm từ giúp bạn nói về chuyến đi
Th8
Từ vựng Jobs A2: 44 từ và cụm từ nói về nghề nghiệp
Th8
Từ vựng Invitations A2: Đưa ra và trả lời lời mời tự nhiên
Th8
Từ vựng Housework A2: 40 từ và cụm từ giúp nói về việc nhà
Th8
Từ Vựng Hotel A2: Giao Tiếp Tự Tin Khi Đặt Phòng Và Nhận Phòng
Th8
Từ vựng Cafés A2: 40 từ và cụm từ giúp gọi món tự tin
Th8
Từ vựng Books A2: 42 từ và cụm từ giúp nói về sách tự nhiên hơn
Th8
Từ vựng Birthday A2: 36 từ và cụm từ giao tiếp dễ nhớ
Th8
Bài viết liên quan
Từ vựng Journeys A2: 40 từ và cụm từ giúp bạn nói về chuyến đi
Từ vựng Jobs A2: 44 từ và cụm từ nói về nghề nghiệp
Từ vựng Invitations A2: Đưa ra và trả lời lời mời tự nhiên
Từ vựng Housework A2: 40 từ và cụm từ giúp nói về việc nhà
Từ Vựng Hotel A2: Giao Tiếp Tự Tin Khi Đặt Phòng Và Nhận Phòng
Từ vựng Cafés A2: 40 từ và cụm từ giúp gọi món tự tin