Chữa đề TOEIC Writing phần phản hồi email chủ đề đàm phán: 2 đề mẫu có bài giải chi tiết

Trong môi trường công sở, email đàm phán xuất hiện rất thường xuyên: thương lượng giá cả, xin lùi deadline, điều chỉnh điều khoản hợp đồng hoặc đề xuất phương án thay thế.

Đây cũng là nhóm tình huống rất hay gặp trong dạng Respond to a Written Request của TOEIC Writing. Với mục tiêu 160–170/200, bạn không cần viết quá dài, nhưng cần biết cách xử lý tình huống lịch sự, đủ ý và đúng yêu cầu đề bài.

Key takeaways

TOEIC Writing Question 6–7 yêu cầu viết email phản hồi trong 10 phút.
Với email đàm phán, văn phong cần lịch sự nhưng vẫn rõ quan điểm.
Mỗi yêu cầu nên có lý do đi kèm để bài viết thuyết phục hơn.
Luôn đọc kỹ Directions để xác định đúng số lượng request, question hoặc information.
Bài viết nên dài khoảng 100–120 từ, đủ ý và ít lỗi ngữ pháp cơ bản.

Mục lục bài viết

Tổng quan phần Respond to a Written Request trong TOEIC Writing

Phần phản hồi email trong TOEIC Writing thường nằm ở Question 6–7. Thí sinh sẽ đọc một email khoảng 100–150 từ và viết email phản hồi trong 10 phút.

Điểm quan trọng là yêu cầu cụ thể của bài không nằm trong nội dung email chính, mà nằm ở phần Directions ngay sau email. Vì vậy, trước khi viết, bạn phải xác định thật rõ đề đang yêu cầu gì:

Make TWO requests: đưa ra 2 yêu cầu
Ask ONE question: đặt 1 câu hỏi
Give ONE piece of information: cung cấp 1 thông tin
Explain ONE problem: giải thích 1 vấn đề

Bài viết được chấm theo mức 0–4 dựa trên khả năng hoàn thành yêu cầu đề, tổ chức bài viết, ngữ pháp và từ vựng. Nếu hướng đến mức điểm ổn định, bạn nên viết đúng trọng tâm, đủ ý, trình bày rõ ràng và hạn chế lỗi câu cơ bản.

Độ dài phù hợp cho dạng này thường khoảng 100–120 từ. Viết dài hơn không đồng nghĩa với điểm cao hơn, nhất là khi bài bắt đầu lặp ý hoặc phát sinh lỗi ngữ pháp.

Tham khảo thêm: TOEIC Writing Part 1 & 2 – Viết câu mô tả tranh hiệu quả

Nguồn tham khảo: About the TOEIC Speaking and Writing Tests

Đặc điểm riêng của email đàm phán trong TOEIC Writing

Khác với email hỏi thông tin hoặc xác nhận lịch hẹn, email đàm phán thường có sự khác biệt lợi ích giữa hai bên. Người viết có thể cần từ chối, xin điều chỉnh, đề xuất phương án mới hoặc hỏi thêm điều kiện.

Vì vậy, văn phong trong dạng bài này phải tinh tế hơn. Bạn không nên viết quá thẳng như:

I don’t agree.
That’s too expensive.
We can’t do that.
You must change the deadline.

Những câu này đúng về nghĩa nhưng dễ tạo cảm giác thiếu chuyên nghiệp. Trong TOEIC Writing, cách diễn đạt lịch sự sẽ giúp bài viết tự nhiên và phù hợp bối cảnh công sở hơn.

3 nguyên tắc vàng khi viết email đàm phán

17 15 — 3 nguyên tắc vàng khi viết email đàm phán

Nguyên tắc 1: Lịch sự nhưng kiên quyết

Thay vì nói trực diện, hãy dùng các cụm mềm hơn:

I’m afraid…
Unfortunately…
Would it be possible to…?
Could you please…?
We would like to…

Ví dụ:

Không nên viết:

That’s too expensive.

Nên viết:

I’m afraid the total cost is currently higher than our budget.

Nguyên tắc 2: Luôn đưa ra phương án thay thế

Nếu không đồng ý với một điều kiện nào đó, bạn nên đưa ra phương án khác ngay sau đó. Đây là điểm giúp email đàm phán có tính xây dựng hơn.

Ví dụ:

Instead of full payment upon order, we would like to pay 50% in advance and 50% after delivery.

Câu này không chỉ từ chối điều khoản cũ, mà còn đưa ra hướng giải quyết rõ ràng.

Nguyên tắc 3: Giải thích lý do

Trong email đàm phán, chỉ đưa ra yêu cầu là chưa đủ. Mỗi yêu cầu nên có một lý do ngắn đi kèm.

Công thức dễ dùng:

Vì A nên tôi đề xuất B.

Ví dụ:

The total cost is currently higher than our budget, so could you offer us a 10% discount?

Tham khảo thêm: Cách viết email phản hồi bằng tiếng Anh

Cấu trúc chuẩn cho email đàm phán

Bạn có thể bám theo bố cục 4 phần:

Mở đầu: Chào hỏi và nhắc lại nội dung email nhận được.

Thân bài: Triển khai đúng các yêu cầu trong Directions, theo thứ tự logic.

Kết thúc: Thể hiện thiện chí hợp tác hoặc mong nhận phản hồi.

Ký tên: Best regards / Sincerely + tên người viết.

Chữa đề mẫu 1: Đàm phán giá cả với nhà cung cấp

Đề bài

Directions: Read the e-mail below.

From: Robert Kim, Sales Manager, OfficePro Supplies
To: Purchasing Department
Subject: Price Quote for Office Furniture

Thank you for your interest in our office furniture. As requested, please find our quote below:

50 office chairs and 20 desks: $25,000 total
Delivery time: 3 weeks
Payment: full payment upon order confirmation

Please let me know if you would like to proceed with this order. We look forward to working with you.

Robert Kim

Directions: Respond to the e-mail as if you are the purchasing manager. In your e-mail, make TWO requests and ask ONE question.

Bước 1: Phân tích yêu cầu trong Directions

Đề yêu cầu:

2 requests: đưa ra 2 yêu cầu hoặc đề xuất
1 question: đặt 1 câu hỏi

Nếu viết thiếu một trong ba ý này, bài sẽ bị ảnh hưởng trực tiếp ở tiêu chí hoàn thành nhiệm vụ.

Bước 2: Lên ý tưởng cho bài viết

Với tình huống này, người viết là purchasing manager, tức người phụ trách mua hàng. Các ý có thể triển khai:

Request 1: Đề nghị giảm giá 10%
Request 2: Đề nghị thay đổi điều khoản thanh toán: 50% trước, 50% sau giao hàng
Question: Hỏi có hỗ trợ lắp ráp miễn phí không

Bước 3: Bài giải mẫu

Dear Mr. Kim,

Thank you for sending us the price quote for the office furniture.

We are interested in your products, but I would like to discuss a few points before confirming the order. First, could you offer us a 10% discount for this large order? The total cost is currently higher than our budget.

Second, instead of full payment upon order, we would like to pay 50% in advance and 50% after delivery. This is our standard payment method.

One more thing I would like to ask: do you provide free assembly service for the furniture?

I look forward to your response and hope to work with your company.

Best regards,
Hoa Pham

Bước 4: Phân tích điểm hay cần học

Cách mở đầu giữ thiện chí trước khi đàm phán

Câu này rất đáng học:

We are interested in your products, but I would like to discuss a few points before confirming the order.

Người viết không phản đối ngay. Trước hết, bài thể hiện thiện chí bằng cụm “We are interested in your products”, sau đó mới chuyển sang phần cần trao đổi. Đây là cách “khen trước, nêu vấn đề sau” rất phù hợp với email đàm phán.

Cách liệt kê tự nhiên

Bài dùng:

First, could you offer us…?
Second, instead of…
One more thing I would like to ask…

Cụm “One more thing I would like to ask” giúp câu hỏi đi vào bài rất tự nhiên, tránh cảm giác liệt kê máy móc kiểu First – Second – Third.

Mỗi request đều có lý do đi kèm

Request 1 có lý do:

The total cost is currently higher than our budget.

Request 2 có lý do:

This is our standard payment method.

Lý do không cần dài. Chỉ một câu ngắn cũng đủ giúp yêu cầu trở nên hợp lý và chuyên nghiệp hơn.

Câu kết vẫn giữ thái độ tích cực

I look forward to your response and hope to work with your company.

Dù email có 2 yêu cầu và 1 câu hỏi, câu kết vẫn giữ tinh thần hợp tác. Đây là điều rất quan trọng trong email công việc.

Tham khảo thêm: Cách viết email tiếng Anh chuẩn mực trong công việc và học tập

Chữa đề mẫu 2: Đàm phán deadline với khách hàng

Đề bài

Directions: Read the e-mail below.

From: Linda Park, Marketing Director, BrightStar Co.
To: Design Team
Subject: Website Redesign Project

I hope this email finds you well. We are very excited about the website redesign project and would like to launch the new site by the end of this month. Our marketing campaign is scheduled to start on the 1st of next month, so the timing is very important.

Please confirm if your team can meet this deadline.

Linda Park

Directions: Respond to the e-mail as if you are the design team leader. In your e-mail, give ONE piece of information and make TWO requests.

Bước 1: Phân tích yêu cầu trong Directions

Đề yêu cầu:

1 piece of information: cung cấp 1 thông tin
2 requests: đưa ra 2 yêu cầu hoặc đề xuất

Với đề này, nếu chỉ nói “chúng tôi không kịp deadline” mà quên đưa ra đủ 2 requests thì bài vẫn chưa hoàn thành nhiệm vụ.

Bước 2: Lên ý tưởng cho bài viết

Các ý có thể triển khai:

Information: Deadline cuối tháng không khả thi với team
Request 1: Đề nghị lùi deadline đến ngày 15 tháng sau
Request 2: Đề nghị khách gửi nội dung và hình ảnh trước thứ Sáu

Bước 3: Bài giải mẫu

Dear Ms. Park,

Thank you for your email about the website redesign project.

I would like to inform you that completing the project by the end of this month will be very difficult for our team. We have not received the final content and product images yet, so our designers cannot start the main design work.

For this reason, could we extend the deadline to the 15th of next month? This would give us enough time to deliver high-quality work.

In addition, could you please send us the content and images by this Friday? This will help us start the design as soon as possible.

Thank you for your understanding.

Best regards,
Minh Tran

Bước 4: Phân tích điểm hay cần học

Dùng “I would like to inform you that…” để cung cấp thông tin

Khi đề yêu cầu “give one piece of information”, cấu trúc này rất an toàn:

I would like to inform you that + mệnh đề.

So sánh:

Không nên viết:

The deadline is impossible.

Nên viết:

I would like to inform you that completing the project by the end of this month will be very difficult for our team.

Cách viết thứ hai mềm hơn, lịch sự hơn và đúng văn phong email công việc.

Kết hợp thông tin và lý do trong cùng một đoạn

Đoạn này vừa cung cấp thông tin, vừa giải thích lý do:

We have not received the final content and product images yet, so our designers cannot start the main design work.

Người đọc hiểu ngay vấn đề nằm ở đâu. Đây là cách viết gọn, rõ và có logic.

Dùng “For this reason” để chuyển sang request

For this reason, could we extend the deadline to the 15th of next month?

“For this reason” là cụm chuyển ý rất hữu ích khi request của bạn xuất phát trực tiếp từ lý do vừa nêu. Bài viết nhờ đó mạch lạc hơn, không bị cảm giác các câu đứng rời nhau.

Dùng “In addition” để mở request thứ hai

In addition, could you please send us the content and images by this Friday?

Cụm “In addition” giúp bài tự nhiên hơn so với việc lặp lại “Second” ở mọi bài. Khi luyện TOEIC Writing, bạn nên có vài cụm chuyển ý khác nhau để bài không bị cứng.

Tham khảo thêm: Từ vựng & cấu trúc thường dùng trong TOEIC Writing

4 lỗi sai phổ biến khi viết email đàm phán

Lỗi 1: Không đọc kỹ phần Directions

Đây là lỗi nghiêm trọng nhất. Đề có thể yêu cầu “2 requests + 1 question”, nhưng nhiều bạn lại viết thành “3 requests” hoặc “1 request + 2 questions”.

Cách xử lý rất đơn giản: trước khi viết, hãy gạch chân số lượng yêu cầu trong Directions. Viết xong cũng nên rà lại xem bài đã có đủ từng ý chưa.

Lỗi 2: Văn phong quá thẳng, thiếu lịch sự

Trong email đàm phán, cách nói quan trọng không kém nội dung nói.

Tránh dùng:

I want…
You must…
Give me…
I don’t agree.
That’s too expensive.

Nên dùng:

I would like to…
Could you please…?
Would it be possible to…?
I’m afraid…
Unfortunately…

Lỗi 3: Đưa ra yêu cầu nhưng không giải thích lý do

Một request không có lý do thường nghe khá đột ngột. Với TOEIC Writing, lý do chỉ cần ngắn nhưng phải rõ.

Ví dụ:

Chưa tốt:

Could you offer us a discount?

Tốt hơn:

Could you offer us a 10% discount? The total cost is currently higher than our budget.

Lỗi 4: Quên ký tên hoặc dùng tên thiếu chuyên nghiệp

Email TOEIC Writing vẫn cần phần kết đầy đủ. Cuối bài nên có:

Best regards,
Full name

hoặc:

Sincerely,
Full name

Đừng kết bài quá cụt, cũng không nên dùng biệt danh thiếu trang trọng.

Tham khảo thêm: Chuẩn bị cho phần TOEIC Writing

Bộ mẫu câu dùng được ngay cho chủ đề đàm phán

Bạn có thể học và áp dụng linh hoạt các mẫu câu sau:

Mở đầu email

Thank you for your email about + chủ đề.

Thank you for sending us + tài liệu / báo giá / thông tin.

Cung cấp thông tin

I would like to inform you that + mệnh đề.

Please note that + mệnh đề.

Đưa ra yêu cầu lịch sự

Could you please + động từ nguyên thể?

Would it be possible to + động từ nguyên thể?

Đề nghị thay đổi điều kiện

Instead of + danh từ / V-ing, we would like to + động từ nguyên thể.

Could we change + danh từ + to + phương án mới?

Giải thích lý do

The main reason is that + mệnh đề.

This is because + mệnh đề.

For this reason, + câu đề xuất.

Chuyển ý

First, …

Second, …

In addition, …

One more thing I would like to ask is…

Kết thúc email

Thank you for your understanding.

I look forward to your response.

I hope we can work together on this project.

FAQ

TOEIC Writing phản hồi email nên viết bao nhiêu từ?

Với dạng Respond to a Written Request, bài viết khoảng 100–120 từ là hợp lý. Quan trọng nhất vẫn là đủ yêu cầu đề, rõ ý và ít lỗi.

Có cần viết subject trong TOEIC Writing email không?

Thông thường, bài phản hồi tập trung vào nội dung email. Nếu giao diện bài thi đã có ngữ cảnh email, bạn chỉ cần viết phần chào, nội dung, kết và ký tên đầy đủ.

Nên dùng “Can you” hay “Could you” trong email đàm phán?

“Could you” lịch sự và phù hợp hơn trong bối cảnh công việc. “Can you” không sai trong nhiều tình huống, nhưng khi viết email đàm phán trong TOEIC Writing, “Could you please…” hoặc “Would it be possible to…” sẽ an toàn hơn.

Nếu không đồng ý với người gửi email thì nên viết thế nào?

Không nên viết quá thẳng như “I disagree” hoặc “That is impossible”. Hãy dùng cách mềm hơn như “I’m afraid…” hoặc “Unfortunately…”, sau đó giải thích lý do và đưa ra phương án thay thế.

Tải file tham khảo đầy đủ

Để luyện lại dạng bài này dễ hơn, bạn có thể tải file chữa đề đầy đủ gồm 2 đề mẫu, bài giải và phần phân tích điểm hay cần học.

TẢI FILE CHỮA ĐỀ TOEIC WRITING PHẦN PHẢN HỒI EMAIL CHỦ ĐỀ ĐÀM PHÁN: [LINK TẢI TÀI LIỆU]

Khi luyện, hãy thử viết lại mỗi bài trong 10 phút trước, sau đó mới đối chiếu với bài mẫu và phần phân tích.

Kết luận

Email đàm phán trong TOEIC Writing không khó nếu bạn nắm đúng cách xử lý: đọc kỹ Directions, dùng văn phong lịch sự, đưa ra yêu cầu rõ ràng và luôn giải thích lý do.

Thay vì học thuộc một bài mẫu cố định, hãy học theo cấu trúc và mẫu câu. Khi gặp đề mới về giá cả, deadline, điều khoản thanh toán hay điều kiện hợp tác, bạn vẫn có thể linh hoạt triển khai bài viết trong thời gian ngắn.

Xem thêm

Nếu bạn đang luyện TOEIC Writing nhưng vẫn chưa biết cách viết email sao cho đủ ý, đúng văn phong và hạn chế lỗi ngữ pháp, hãy bắt đầu bằng một bài kiểm tra trình độ ngắn. SEC sẽ giúp bạn xác định điểm hiện tại, lỗi đang gặp và lộ trình phù hợp để cải thiện kỹ năng viết theo từng dạng bài.

KIỂM TRA TRÌNH ĐỘ CỦA BẠN

nhận tư vấn lộ trình