Attending an Online Meeting: Tiếng Anh họp online tự tin, chuyên nghiệp
Cuộc họp bắt đầu lúc 9 giờ, mọi người đã vào phòng họp trực tuyến nhưng mic của một thành viên không hoạt động. Khi đến lượt phát biểu, người học nghe chưa rõ câu hỏi, muốn xin đồng nghiệp nhắc lại nhưng không biết diễn đạt thế nào. Cuối buổi, quản lý giao một đầu việc và yêu cầu xác nhận deadline.
Đây là những tình huống rất quen thuộc khi tham gia họp online bằng tiếng Anh. Khó khăn không chỉ nằm ở từ vựng chuyên môn mà còn ở những câu ngắn như “Mọi người nghe thấy tôi không?”, “Âm thanh của bạn đang bị ngắt quãng”, “Cho tôi làm rõ một điểm” hay “Tôi xin xác nhận lại phần việc của mình”.
Bài học tập trung vào từ vựng, mẫu câu, flow giao tiếp, hai hội thoại thực tế, lỗi sai thường gặp và bài tập B1 để người học xử lý trọn vẹn một cuộc họp trực tuyến bằng tiếng Anh.
Key takeaways:
- Xử lý được các tình huống trước, trong và cuối một cuộc họp trực tuyến.
- Sử dụng mẫu câu tự nhiên khi kiểm tra mic, camera, kết nối và chia sẻ màn hình.
- Hỏi lại, làm rõ thông tin và phát biểu ý kiến mà không làm gián đoạn cuộc họp.
- Tránh các lỗi dịch từng chữ khiến câu thiếu tự nhiên hoặc quá trực diện.
- Luyện phản xạ qua hai hội thoại và năm nhóm bài tập theo tình huống công việc.
- Áp dụng vào họp marketing, sales, HR, customer service, giáo dục và họp dự án.
Mục lục:
- Thông tin bài học
- Tình huống này dùng khi nào trong công việc?
- Mục tiêu giao tiếp trong chủ đề Attending an Online Meeting
- Từ vựng và cụm từ cần biết
- Mẫu câu Business English theo từng mục đích
- Cấu trúc hội thoại khi tham gia cuộc họp online
- Mẫu hoàn chỉnh
- Lỗi sai thường gặp khi dùng tiếng Anh trong tình huống này
- Cách nâng cấp câu cho chuyên nghiệp hơn
- Bài tập Business English chủ đề Attending an Online Meeting
- Đáp án và giải thích
- Ứng dụng vào công việc thực tế
- FAQ về Attending an Online Meeting trong Business English
- Kết luận
- Xem thêm
Thông tin bài học 
| Mục | Nội dung |
|---|---|
| Chủ đề | Attending an Online Meeting |
| Nhóm kỹ năng | Meeting English |
| Level đề xuất | B1 |
| Phù hợp với | Sinh viên sắp đi làm, thực tập sinh, nhân viên văn phòng, marketing, sales, HR, customer service, admin, giáo viên/tư vấn giáo dục |
| Mục tiêu | Dùng tiếng Anh để tham gia và tương tác trong cuộc họp trực tuyến |
| Output sau bài học | Vào họp, xử lý lỗi kỹ thuật, phát biểu, hỏi lại, xác nhận thông tin và chốt nhiệm vụ bằng tiếng Anh |
Tham khảo thêm: Từ vựng Meetings B1 | https://secenglish.vn/tu-vung-meetings-b1/ | https://anhngusec.edu.vn/tu-vung-meetings-b1/
Tình huống này dùng khi nào trong công việc?
Online meeting xuất hiện trong nhiều hoạt động công việc: họp nội bộ đầu tuần, cập nhật tiến độ dự án, trao đổi với khách hàng, phỏng vấn trực tuyến, đào tạo nhân sự, trao đổi giữa các chi nhánh hoặc làm việc với đồng nghiệp ở nhiều địa điểm khác nhau. Cambridge Dictionary cũng ghi nhận meeting là một dịp được lên kế hoạch để mọi người cùng trao đổi, có thể diễn ra trực tiếp hoặc trực tuyến.
Trong một cuộc họp trực tuyến, người tham gia không chỉ cần diễn đạt nội dung chuyên môn. Những câu liên quan đến công nghệ xuất hiện liên tục: kiểm tra âm thanh, bật hoặc tắt mic, chia sẻ màn hình, báo lỗi kết nối, xin người khác nói lại hoặc thông báo rằng hình ảnh đang bị đứng.
Người tham gia cũng cần biết cách lấy lượt nói. Trong cuộc họp trực tiếp, ánh mắt và ngôn ngữ cơ thể giúp báo hiệu ý định phát biểu. Trong môi trường trực tuyến, khả năng nói chồng lên nhau cao hơn, nên các câu như Could I add something here?, Sorry to interrupt hoặc Please go ahead giúp việc trao đổi tự nhiên hơn.
Với họp nội bộ giữa đồng nghiệp quen thuộc, ngôn ngữ thường ở mức neutral hoặc polite. Với khách hàng, quản lý cấp cao hoặc đối tác, cách diễn đạt cần đầy đủ và lịch sự hơn, đặc biệt khi xin làm rõ thông tin, phản đối ý kiến hoặc xử lý sự cố.
Mục tiêu giao tiếp trong chủ đề Attending an Online Meeting
| Mục tiêu giao tiếp | Cách diễn đạt cần đạt |
|---|---|
| Tham gia cuộc họp | Chào mọi người và xác nhận đã vào đúng cuộc họp |
| Kiểm tra thiết bị | Kiểm tra microphone, camera, loa và âm thanh |
| Xử lý sự cố | Báo lỗi kết nối, âm thanh hoặc màn hình |
| Xin nhắc lại | Báo rằng chưa nghe hoặc chưa hiểu rõ nội dung |
| Xin lượt phát biểu | Tham gia trao đổi mà không nói chen thiếu lịch sự |
| Trình bày ý kiến | Nói quan điểm ngắn, rõ và có lý do |
| Đồng ý/phản hồi | Thể hiện đồng thuận hoặc quan điểm khác một cách chuyên nghiệp |
| Xác nhận thông tin | Kiểm tra lại số liệu, deadline hoặc quyết định |
| Xác nhận nhiệm vụ | Làm rõ người phụ trách và công việc cần hoàn thành |
| Kết thúc | Tóm tắt và xác nhận bước tiếp theo |
Từ vựng và cụm từ cần biết
| Word/Phrase | Loại từ | Nghĩa tiếng Việt | Dùng trong ngữ cảnh nào? | Ví dụ |
|---|---|---|---|---|
| join a meeting | verb phrase | tham gia cuộc họp | Khi vào phòng họp trực tuyến | I’ll join the meeting at 9 a.m. |
| meeting link | noun phrase | đường link cuộc họp | Khi gửi hoặc yêu cầu link tham gia | Could you send me the meeting link? |
| meeting invitation | noun phrase | lời mời họp | Khi nhận lịch họp | I received the meeting invitation yesterday. |
| host | noun | người chủ trì | Người quản lý phòng họp trực tuyến | The host will let you into the meeting. |
| participant | noun | người tham gia | Nói về thành viên cuộc họp | We have ten participants today. |
| agenda | noun | chương trình họp | Nội dung sẽ được thảo luận | Let’s review today’s agenda. |
| mute | verb | tắt tiếng | Khi không phát biểu | Please mute your microphone. |
| unmute | verb | bật tiếng | Khi chuẩn bị phát biểu | You’re still muted. Please unmute yourself. |
| microphone | noun | micro | Khi kiểm tra âm thanh | My microphone isn’t working. |
| camera | noun | camera | Khi bật/tắt hình ảnh | I’ll turn my camera on. |
| turn the camera off | verb phrase | tắt camera | Khi cần tắt hình ảnh | I may need to turn my camera off for a moment. |
| share your screen | verb phrase | chia sẻ màn hình | Khi trình bày file hoặc dữ liệu | Could you share your screen? |
| screen sharing | noun phrase | chức năng chia sẻ màn hình | Khi nói về thao tác trình chiếu | Screen sharing is enabled. |
| presentation mode | noun phrase | chế độ trình chiếu | Khi trình bày slide | I’ll switch to presentation mode. |
| chat box | noun phrase | khung chat | Khi gửi link hoặc tin nhắn | I’ve posted the link in the chat box. |
| raise your hand | verb phrase | giơ tay xin phát biểu | Khi dùng chức năng raise hand | Please raise your hand if you have a question. |
| internet connection | noun phrase | kết nối Internet | Khi nói về chất lượng mạng | My internet connection is unstable. |
| unstable connection | noun phrase | kết nối không ổn định | Khi âm thanh/hình ảnh bị gián đoạn | Sorry, I have an unstable connection. |
| audio issue | noun phrase | lỗi âm thanh | Khi không nghe được | There seems to be an audio issue. |
| background noise | noun phrase | tiếng ồn nền | Khi môi trường xung quanh ồn | There’s quite a lot of background noise. |
| cut out | phrasal verb | bị ngắt quãng | Khi giọng nói mất từng đoạn | Your audio is cutting out. |
| freeze | verb | đứng hình | Khi video bị treo | Your screen has frozen. |
| lag | noun/verb | độ trễ, bị trễ | Khi hình và tiếng không đồng bộ | There seems to be a slight lag. |
| reconnect | verb | kết nối lại | Khi rời và vào lại phòng họp | I’ll reconnect to the meeting. |
| drop out | phrasal verb | bị rớt khỏi cuộc họp | Khi mất kết nối | I dropped out of the call for a moment. |
| speak up | phrasal verb | nói to hơn | Khi âm lượng quá nhỏ | Could you speak up a little? |
| repeat that | verb phrase | nhắc lại điều vừa nói | Khi chưa nghe rõ | Could you repeat that, please? |
| clarify a point | verb phrase | làm rõ một điểm | Khi cần giải thích thêm | Could you clarify that point? |
| go ahead | phrase | cứ tiếp tục/mời nói | Nhường lượt nói | Please go ahead, Mai. |
| interrupt | verb | ngắt lời | Khi cần chen vào vì lý do quan trọng | Sorry to interrupt, but I have a quick question. |
| action item | noun phrase | đầu việc cần thực hiện | Khi chốt nhiệm vụ sau họp | We have three action items. |
| follow up on | phrasal verb | xử lý/theo dõi tiếp | Khi tiếp tục một vấn đề sau họp | I’ll follow up on this tomorrow. |
| meeting minutes | noun phrase | biên bản cuộc họp | Khi ghi lại nội dung và quyết định | I’ll send the meeting minutes this afternoon. |
| deadline | noun | hạn hoàn thành | Khi chốt công việc | The deadline is Friday. |
| recap | verb/noun | tóm tắt lại | Khi kết thúc meeting | Let me quickly recap the main points. |
Mẫu câu Business English theo từng mục đích
| Mục đích | Mẫu câu tiếng Anh | Nghĩa tiếng Việt | Mức độ |
|---|---|---|---|
| Chào khi vào họp | Good morning, everyone. | Chào buổi sáng mọi người. | Neutral |
| Chào khi vào họp | Hi everyone. Thanks for having me. | Chào mọi người. Cảm ơn mọi người đã mời tôi tham gia. | Polite |
| Kiểm tra âm thanh | Can everyone hear me clearly? | Mọi người nghe rõ tôi không? | Neutral |
| Kiểm tra âm thanh | Is my audio coming through clearly? | Âm thanh của tôi có rõ không? | Polite |
| Báo mic đang tắt | I think you’re still on mute. | Tôi nghĩ mic của bạn vẫn đang tắt. | Neutral |
| Báo lỗi âm thanh | Your audio is cutting out a little. | Âm thanh của bạn đang bị ngắt quãng một chút. | Polite |
| Báo lỗi kết nối | My connection seems to be unstable. | Kết nối của tôi có vẻ không ổn định. | Polite |
| Báo lỗi hình ảnh | Your screen seems to have frozen. | Màn hình của bạn có vẻ đang bị đứng. | Polite |
| Xin vào lại | I’m going to reconnect. I’ll be back in a moment. | Tôi sẽ kết nối lại và quay lại ngay. | Neutral |
| Xin nhắc lại | Sorry, could you repeat that, please? | Xin lỗi, anh/chị nhắc lại giúp tôi được không? | Polite |
| Xin nói chậm | Could you say that a little more slowly? | Anh/chị nói chậm hơn một chút được không? | Polite |
| Xin nói to | Could you speak up a little, please? | Anh/chị nói to hơn một chút được không? | Polite |
| Báo bị mất đoạn | Sorry, I missed the last part. | Xin lỗi, tôi không nghe được phần cuối. | Polite |
| Làm rõ | Could you clarify what you mean by that? | Anh/chị làm rõ ý đó được không? | Polite |
| Xác nhận hiểu | Just to make sure I understand correctly, are we changing the deadline? | Để chắc rằng tôi hiểu đúng, chúng ta đang thay đổi deadline phải không? | Polite |
| Xin lượt nói | Could I add something here? | Tôi xin bổ sung một ý được không? | Polite |
| Xin ngắt lời | Sorry to interrupt, but I have a quick question. | Xin lỗi vì ngắt lời, nhưng tôi có một câu hỏi nhanh. | Polite |
| Nhường lượt | Please go ahead. | Mời anh/chị tiếp tục. | Neutral |
| Nhường lượt | Sorry, we spoke at the same time. Please go ahead. | Xin lỗi, chúng ta vừa nói cùng lúc. Mời anh/chị nói trước. | Polite |
| Nêu ý kiến | From my perspective, we should focus on the first option. | Theo quan điểm của tôi, chúng ta nên tập trung vào phương án đầu tiên. | Polite |
| Nêu ý kiến | I think the current timeline is realistic. | Tôi nghĩ timeline hiện tại khả thi. | Neutral |
| Đồng ý | I agree with that approach. | Tôi đồng ý với cách tiếp cận đó. | Neutral |
| Đồng ý | That makes sense to me. | Tôi thấy điều đó hợp lý. | Neutral |
| Phản biện nhẹ | I see your point, but I have one concern. | Tôi hiểu ý của anh/chị, nhưng tôi có một điểm băn khoăn. | Polite |
| Đề xuất | Could we consider moving the deadline to Friday? | Chúng ta cân nhắc chuyển deadline sang thứ Sáu được không? | Polite |
| Chia sẻ màn hình | I’ll share my screen so everyone can see the figures. | Tôi sẽ chia sẻ màn hình để mọi người xem số liệu. | Neutral |
| Kiểm tra màn hình | Can everyone see my screen? | Mọi người nhìn thấy màn hình của tôi không? | Neutral |
| Chỉ vào tài liệu | If you look at the second column, you’ll see the latest results. | Nếu nhìn vào cột thứ hai, mọi người sẽ thấy kết quả mới nhất. | Neutral |
| Xác nhận nhiệm vụ | Just to confirm, I’ll update the report by Thursday. | Xin xác nhận lại, tôi sẽ cập nhật báo cáo trước thứ Năm. | Polite |
| Xác nhận người phụ trách | Who will be responsible for this action item? | Ai sẽ chịu trách nhiệm cho đầu việc này? | Neutral |
| Xác nhận deadline | Does Friday work as the deadline? | Thứ Sáu làm deadline có phù hợp không? | Polite |
| Tổng kết | Let me quickly recap what we’ve agreed. | Tôi xin tóm tắt nhanh những nội dung đã thống nhất. | Polite |
| Kết thúc | I think we’ve covered everything on the agenda. | Tôi nghĩ chúng ta đã trao đổi hết các nội dung trong agenda. | Neutral |
| Kết thúc | Thanks, everyone. I’ll send the meeting notes shortly. | Cảm ơn mọi người. Tôi sẽ gửi biên bản cuộc họp ngay sau đây. | Polite |
Tham khảo thêm: Action Items in Meetings – cách chốt công việc rõ ràng bằng tiếng Anh | https://secenglish.vn/action-items-in-meetings/ | https://anhngusec.edu.vn/action-items-in-meetings/
Cấu trúc hội thoại khi tham gia cuộc họp online
| Bước | Mục đích | Mẫu câu |
|---|---|---|
| 1 | Vào họp và chào | Good morning, everyone. Can you hear me clearly? |
| 2 | Xác nhận nội dung họp | I’ve reviewed the agenda for today. |
| 3 | Xử lý vấn đề kỹ thuật | Your audio is cutting out a little. |
| 4 | Theo dõi phần trình bày | Could you clarify the second point? |
| 5 | Xin lượt phát biểu | Could I add something here? |
| 6 | Nêu ý kiến | From my perspective, the first option is more practical. |
| 7 | Phản hồi ý kiến khác | I see your point, but I have one concern. |
| 8 | Xác nhận quyết định | Just to confirm, we’re going with option A, correct? |
| 9 | Xác nhận action item | I’ll update the document by Thursday. |
| 10 | Kết thúc | Thanks, everyone. I’ll follow up after the meeting. |
Một cuộc họp online B1 không yêu cầu người tham gia nói dài liên tục. Điều quan trọng là phản ứng đúng ở từng thời điểm: nghe – xác nhận – hỏi lại – đóng góp – chốt thông tin.
Mẫu hoàn chỉnh
Hội thoại 1: Họp marketing nội bộ qua Microsoft Teams
Context: Nhóm marketing đang họp trực tuyến để cập nhật tiến độ một chiến dịch. Nam phụ trách nội dung, Linh phụ trách quảng cáo và Emma là trưởng nhóm.
English dialogue
Emma: Good morning, everyone. Can you all hear me?
Nam: Yes, loud and clear.
Linh: I can hear you too.
Emma: Great. Nam, I think you’re still on mute.
Nam: Oh, sorry about that. Can you hear me now?
Emma: Yes, perfectly. Let’s get started. The first item on today’s agenda is the performance of our social media campaign. Linh, could you give us a quick update?
Linh: Sure. I’ll share my screen so everyone can see the latest figures.
Nam: Yes, I can see it.
Linh: Great. As you can see, engagement increased last week, but the conversion rate remained quite low.
Nam: Sorry, Linh. Your audio is cutting out a little. Could you repeat the last part?
Linh: Of course. I said that engagement increased, but the conversion rate is still low.
Nam: Got it. Thanks.
Emma: What do you think might be causing that?
Nam: Could I add something here?
Emma: Of course. Go ahead.
Nam: From my perspective, the ad is getting attention, but the landing page may not be clear enough. People click the ad but may not understand what they need to do next.
Linh: That makes sense to me. We’ve also received a few comments asking for more information.
Emma: Good point. Do we need to change the ad itself?
Nam: I see your point, but I have one concern. If we change both the ad and the landing page at the same time, it may be difficult to know which change improves the result.
Emma: Agreed. Let’s update the landing page first.
Linh: Sounds good.
Emma: Nam, could you work with the web team on the revised copy?
Nam: Yes. Just to confirm, I’ll update the landing-page copy by Thursday, correct?
Emma: Correct. Linh, please keep the current campaign running until Friday and send us another performance update.
Linh: No problem.
Emma: Great. Let me quickly recap what we’ve agreed. Nam will update the landing-page copy by Thursday. Linh will continue the campaign and send the updated figures on Friday.
Nam: That works for me.
Linh: Same here.
Emma: Thanks, everyone. I’ll send the meeting notes this afternoon.
Dịch nghĩa
Emma: Chào buổi sáng mọi người. Mọi người nghe thấy tôi không?
Nam: Có, nghe rất rõ.
Linh: Tôi cũng nghe được.
Emma: Tốt. Nam, tôi nghĩ mic của bạn vẫn đang tắt.
Nam: À, xin lỗi. Bây giờ mọi người nghe thấy tôi chưa?
Emma: Rồi, rất rõ. Chúng ta bắt đầu nhé. Nội dung đầu tiên hôm nay là kết quả của chiến dịch mạng xã hội. Linh, bạn cập nhật nhanh cho mọi người nhé?
Linh: Được. Tôi sẽ chia sẻ màn hình để mọi người xem số liệu mới nhất.
Nam: Tôi nhìn thấy rồi.
Linh: Tốt. Như mọi người thấy, mức độ tương tác tăng trong tuần trước nhưng tỷ lệ chuyển đổi vẫn khá thấp.
Nam: Xin lỗi Linh. Âm thanh của bạn đang hơi ngắt quãng. Bạn nhắc lại phần cuối được không?
Linh: Được. Tôi vừa nói rằng tương tác đã tăng nhưng tỷ lệ chuyển đổi vẫn thấp.
Nam: Tôi hiểu rồi. Cảm ơn.
Emma: Mọi người nghĩ nguyên nhân có thể là gì?
Nam: Tôi xin bổ sung một ý được không?
Emma: Được. Bạn nói đi.
Nam: Theo quan điểm của tôi, quảng cáo đang thu hút được sự chú ý nhưng trang đích có thể chưa đủ rõ. Người dùng nhấp vào quảng cáo nhưng chưa chắc hiểu họ cần làm gì tiếp theo.
Linh: Tôi thấy hợp lý. Chúng ta cũng đã nhận được một số bình luận hỏi thêm thông tin.
Emma: Ý kiến hay. Chúng ta có cần thay đổi quảng cáo không?
Nam: Tôi hiểu ý đó, nhưng tôi có một điểm băn khoăn. Nếu thay đổi cả quảng cáo và trang đích cùng lúc, chúng ta sẽ khó xác định thay đổi nào tạo ra kết quả tốt hơn.
Emma: Đồng ý. Chúng ta cập nhật trang đích trước.
Linh: Được.
Emma: Nam, bạn phối hợp với đội web để sửa nội dung nhé?
Nam: Được. Xin xác nhận lại, tôi sẽ cập nhật nội dung trang đích trước thứ Năm, đúng không?
Emma: Đúng. Linh, hãy tiếp tục chạy chiến dịch hiện tại đến thứ Sáu và gửi một bản cập nhật hiệu suất khác.
Linh: Không vấn đề.
Emma: Tốt. Tôi tóm tắt nhanh những gì đã thống nhất. Nam sẽ cập nhật nội dung trang đích trước thứ Năm. Linh sẽ tiếp tục chiến dịch và gửi số liệu mới vào thứ Sáu.
Nam: Tôi thống nhất.
Linh: Tôi cũng vậy.
Emma: Cảm ơn mọi người. Tôi sẽ gửi biên bản họp vào chiều nay.
Hội thoại 2: Họp online với khách hàng và xử lý sự cố kết nối
Context: Một nhóm dự án đang trao đổi trực tuyến với đại diện khách hàng về timeline triển khai.
English dialogue
David: Good afternoon, everyone. Thanks for joining.
Hoa: Good afternoon.
Minh: Hi, everyone.
David: Before we start, can everyone see the presentation?
Hoa: I can see it.
Minh: I’m afraid I can’t. The screen is blank on my side.
David: Thanks for letting me know. I’ll stop sharing and try again.
Minh: Yes, I can see it now.
David: Perfect. Let’s move on to the project timeline. We’re currently planning to complete phase one by the 26th.
Hoa: Sorry, David. I missed the last part. Could you repeat that, please?
David: Of course. The current target is to complete phase one by the 26th.
Hoa: Thank you. Just to make sure I understand correctly, does that include the testing stage?
David: Yes, it includes internal testing.
Minh: Sorry, I think my connection is becoming unstable.
David: No problem.
Minh: I’m going to reconnect. I’ll be back in a moment.
David: Sure. We’ll pause for a minute.
Minh: I’m back. Sorry about that.
David: No problem at all. We were discussing the testing stage.
Minh: Thanks. Could you clarify what needs to be completed before testing begins?
David: We need the final content, approved designs and the updated product data.
Hoa: In that case, I have a concern about the 26th.
David: Please go ahead.
Hoa: The product data may not be available until the 24th. Could we consider moving the deadline to the 28th?
David: That may be possible. Minh, would that work for your team?
Minh: Yes. The 28th would give us enough time to complete testing properly.
David: All right. Let’s use the 28th as the new target date.
Hoa: So, to confirm, the new deadline is the 28th, and our team will send the product data by the 24th.
David: Exactly.
Minh: And I’ll prepare the testing checklist before then.
David: Excellent. Those are the main action items. Thank you, everyone.
Dịch nghĩa
David: Chào buổi chiều mọi người. Cảm ơn mọi người đã tham gia.
Hoa: Chào buổi chiều.
Minh: Chào mọi người.
David: Trước khi bắt đầu, mọi người nhìn thấy phần trình chiếu không?
Hoa: Tôi nhìn thấy.
Minh: Tôi chưa thấy. Phía tôi màn hình đang trống.
David: Cảm ơn bạn đã báo. Tôi sẽ dừng chia sẻ và thử lại.
Minh: Bây giờ tôi nhìn thấy rồi.
David: Tốt. Chúng ta chuyển sang timeline dự án. Kế hoạch hiện tại là hoàn thành giai đoạn một trước ngày 26.
Hoa: Xin lỗi David. Tôi không nghe được phần cuối. Anh nhắc lại được không?
David: Được. Mục tiêu hiện tại là hoàn thành giai đoạn một trước ngày 26.
Hoa: Cảm ơn. Để chắc rằng tôi hiểu đúng, thời hạn đó đã bao gồm giai đoạn kiểm thử phải không?
David: Đúng, bao gồm kiểm thử nội bộ.
Minh: Xin lỗi, tôi nghĩ kết nối của tôi đang không ổn định.
David: Không sao.
Minh: Tôi sẽ kết nối lại và quay lại ngay.
David: Được. Chúng ta dừng một phút.
Minh: Tôi quay lại rồi. Xin lỗi mọi người.
David: Không vấn đề. Chúng tôi đang trao đổi về giai đoạn kiểm thử.
Minh: Cảm ơn. Anh làm rõ những phần nào cần hoàn thành trước khi bắt đầu kiểm thử được không?
David: Chúng ta cần nội dung cuối cùng, thiết kế đã được phê duyệt và dữ liệu sản phẩm mới nhất.
Hoa: Trong trường hợp đó, tôi có một điểm lo ngại về ngày 26.
David: Mời bạn.
Hoa: Dữ liệu sản phẩm có thể đến ngày 24 mới có. Chúng ta cân nhắc chuyển deadline sang ngày 28 được không?
David: Có khả năng. Minh, thời gian đó có phù hợp với đội của bạn không?
Minh: Có. Ngày 28 cho chúng tôi đủ thời gian để kiểm thử đầy đủ.
David: Được. Vậy chúng ta dùng ngày 28 làm ngày mục tiêu mới.
Hoa: Vậy xin xác nhận lại, deadline mới là ngày 28 và đội của chúng tôi sẽ gửi dữ liệu sản phẩm trước ngày 24.
David: Chính xác.
Minh: Tôi sẽ chuẩn bị checklist kiểm thử trước thời điểm đó.
David: Tốt. Đó là các đầu việc chính. Cảm ơn mọi người.
Lỗi sai thường gặp khi dùng tiếng Anh trong tình huống này
| Lỗi sai | Câu chưa tự nhiên / chưa chuyên nghiệp | Cách sửa tốt hơn | Giải thích |
|---|---|---|---|
| Dịch “mọi người nghe tôi không?” từng chữ | Do everybody listen to me? | Can everyone hear me? | Hear phù hợp khi kiểm tra người khác có nhận được âm thanh hay không. |
| Dùng “open mic” | Please open your mic. | Please unmute your microphone. | Trong nền tảng họp trực tuyến, unmute là động từ tự nhiên. |
| Dùng “close mic” | Close your mic. | Please mute your microphone. | Mute diễn đạt chính xác việc tắt tiếng micro. |
| Báo lỗi quá trực diện | Your Internet is bad. | Your audio is cutting out a little. | Câu sửa tập trung vào hiện tượng thay vì phán xét kết nối của người khác. |
| Xin nhắc lại bằng câu thiếu tự nhiên | Please say again. | Could you repeat that, please? | Câu hỏi với could tự nhiên và lịch sự hơn trong meeting. |
| Ngắt lời đột ngột | Stop. I have a question. | Sorry to interrupt, but I have a quick question. | Cần báo hiệu trước khi ngắt lượt nói. |
| Phản đối quá mạnh | You are wrong. | I see your point, but I have a different view. | Tách con người khỏi vấn đề giúp phản hồi chuyên nghiệp hơn. |
| Không xác nhận deadline | I will do it soon. | I’ll send the updated version by Thursday afternoon. | Deadline cụ thể giúp hành động có thể theo dõi. |
| Không xác nhận quyết định | Okay, I understand. | Just to confirm, we’re moving the deadline to Friday, correct? | Understand chưa đảm bảo hai bên hiểu cùng một quyết định. |
| Dùng “share screen” thiếu chủ ngữ | Now share screen. | I’ll share my screen now. | Câu hoàn chỉnh tự nhiên hơn trong môi trường chuyên nghiệp. |
Cách nâng cấp câu cho chuyên nghiệp hơn
| Câu cơ bản | Câu chuyên nghiệp hơn | Khi nào dùng? |
|---|---|---|
| Can you hear me? | Can everyone hear me clearly? | Kiểm tra âm thanh đầu meeting |
| Your mic is off. | I think you’re still on mute. | Nhắc đồng nghiệp bật mic |
| I can’t hear you. | Your audio is cutting out a little. | Báo âm thanh bị ngắt |
| Say it again. | Could you repeat that, please? | Xin nhắc lại |
| Speak slowly. | Could you say that a little more slowly? | Khi tốc độ nói quá nhanh |
| I don’t understand. | Could you clarify what you mean by that? | Khi nội dung chưa rõ |
| I want to speak. | Could I add something here? | Xin lượt phát biểu |
| Wait. | Sorry to interrupt, but I have a quick question. | Cần ngắt lời |
| You speak first. | Please go ahead. | Nhường lượt nói |
| I think this is better. | From my perspective, this option would work better. | Nêu quan điểm |
| I don’t agree. | I see your point, but I have one concern. | Phản biện nhẹ |
| Change the deadline. | Could we consider moving the deadline to Friday? | Đề xuất thay đổi timeline |
| I will do this. | Just to confirm, I’ll take care of this item. | Nhận nhiệm vụ |
| Send it Friday. | I’ll send the updated version by Friday afternoon. | Xác nhận deadline |
| That’s all. | I think we’ve covered everything on the agenda. | Chuẩn bị kết thúc cuộc họp |
Bài tập Business English chủ đề Attending an Online Meeting
Task 1: Match phrases with functions
Ghép câu 1–10 với chức năng A–J.
- Can everyone hear me clearly?
- Your audio is cutting out a little.
- Could you repeat that, please?
- Could I add something here?
- Please go ahead.
- I see your point, but I have one concern.
- I’ll share my screen.
- Just to confirm, the deadline is Friday.
- I’ll follow up on this after the meeting.
- Let me quickly recap what we’ve agreed.
A. Xác nhận deadline
B. Kiểm tra âm thanh
C. Báo lỗi âm thanh
D. Xin nhắc lại
E. Xin lượt phát biểu
F. Nhường lượt nói
G. Phản biện lịch sự
H. Chia sẻ màn hình
I. Xử lý tiếp sau cuộc họp
J. Tóm tắt nội dung đã thống nhất
Task 2: Choose the best response
- Đồng nghiệp đang nói nhưng bạn chỉ nghe được từng đoạn.
A. Your Internet is terrible.
B. Your audio is cutting out a little.
C. Speak normally.
D. Stop talking.
- Bạn muốn kiểm tra mọi người đã nhìn thấy slide chưa.
A. Do you watch my slide?
B. Look at this.
C. Can everyone see my screen?
D. My screen is here.
- Hai người cùng bắt đầu nói một lúc.
A. Stop.
B. I speak first.
C. Sorry, we spoke at the same time. Please go ahead.
D. Don’t speak.
- Bạn chưa hiểu rõ deadline vừa được thống nhất.
A. I don’t know.
B. Just to confirm, the deadline is Friday, correct?
C. Friday? Why?
D. Tell me again everything.
- Bạn muốn bổ sung một ý vào phần thảo luận.
A. Could I add something here?
B. I want talk now.
C. Let me speak.
D. Listen to me.
- Kết nối Internet của bạn đang không ổn định.
A. Wait for me.
B. My Internet is very bad today.
C. My connection seems to be unstable. I’m going to reconnect.
D. Don’t continue.
- Bạn không đồng ý hoàn toàn với đề xuất của đồng nghiệp.
A. You’re wrong.
B. I see your point, but I have one concern.
C. No.
D. This is bad.
- Cuối cuộc họp, bạn muốn nhắc lại các nhiệm vụ đã thống nhất.
A. Let me quickly recap the action items.
B. Everybody knows the work.
C. Let’s stop.
D. We finish.
Task 3: Complete the dialogue
Phrase bank:
- on mute
- hear me clearly
- share my screen
- cutting out
- repeat that
- add something
- go ahead
- just to confirm
- follow up
- recap
Manager: Good morning, everyone. Can you ________ (1)?
Mai: Yes, we can.
Manager: Tom, I think you’re still ________ (2).
Tom: Sorry. Is that better?
Manager: Yes. Mai, please give us the sales update.
Mai: Sure. I’ll ________ (3) so you can see the latest figures.
Tom: Sorry, your audio is ________ (4). Could you ________ (5)?
Mai: Of course. Sales increased by 12 per cent last month.
Tom: Thanks. Could I ________ (6) here?
Manager: Yes, please ________ (7).
Tom: I think we should look at the regional results separately.
Manager: Good idea. Mai, please prepare that analysis for Friday.
Mai: ________ (8), you need the regional analysis by Friday?
Manager: Correct.
Mai: Understood. I’ll ________ (9) with the data team today.
Manager: Great. Before we finish, let me quickly ________ (10) the action items.
Task 4: Rewrite to sound more professional
- Open your mic.
- Say again.
- Your Internet is bad.
- Wait. I want to talk.
- You are wrong about the deadline.
- Change it to Friday.
- I will do it soon.
- What do you mean?
Task 5: Role-play / Speaking practice
Tình huống 1:
Bạn vào cuộc họp marketing lúc 9 giờ. Hãy:
- chào mọi người;
- kiểm tra âm thanh;
- báo rằng đã xem agenda;
- xin phát biểu về nội dung quảng cáo.
Tình huống 2:
Trong cuộc họp dự án, âm thanh của quản lý bị ngắt quãng. Hãy:
- báo vấn đề;
- xin nhắc lại deadline;
- xác nhận ngày hoàn thành.
Tình huống 3:
Đồng nghiệp đề xuất hoàn thành dự án vào thứ Tư nhưng bạn cần thêm hai ngày. Hãy:
- ghi nhận quan điểm của đồng nghiệp;
- giải thích ngắn;
- đề xuất deadline mới;
- xác nhận quyết định cuối cùng.
Tình huống 4:
Cuối cuộc họp, bạn được giao cập nhật báo cáo và gửi vào chiều thứ Sáu. Hãy:
- xác nhận nhiệm vụ;
- xác nhận deadline;
- hỏi người cần nhận báo cáo;
- kết thúc cuộc họp lịch sự.
Đáp án và giải thích
Task 1
1 – B
2 – C
3 – D
4 – E
5 – F
6 – G
7 – H
8 – A
9 – I
10 – J
Các câu được ghép theo đúng chức năng giao tiếp trong flow của một meeting: kiểm tra kỹ thuật → tham gia thảo luận → xác nhận → chốt hành động.
Task 2
- B. Your audio is cutting out a little.
Cắt quãng mô tả đúng vấn đề người nghe đang gặp và không đổ lỗi trực tiếp cho kết nối của đối phương. - C. Can everyone see my screen?
Đây là câu tự nhiên khi kiểm tra chức năng screen sharing. - C. Sorry, we spoke at the same time. Please go ahead.
Câu vừa thừa nhận việc nói trùng lượt vừa nhường người kia tiếp tục. - B. Just to confirm, the deadline is Friday, correct?
Just to confirm báo hiệu rõ mục đích kiểm tra lại thông tin. - A. Could I add something here?
Câu lịch sự và phù hợp khi muốn tham gia phần trao đổi. - C. My connection seems to be unstable. I’m going to reconnect.
Câu vừa thông báo tình trạng vừa đưa ra hành động xử lý. - B. I see your point, but I have one concern.
Câu ghi nhận quan điểm trước khi nêu điểm chưa đồng ý. - A. Let me quickly recap the action items.
Recap the action items phù hợp với bước tổng kết công việc cuối meeting.
Task 3
- hear me clearly
- on mute
- share my screen
- cutting out
- repeat that
- add something
- go ahead
- just to confirm
- follow up
- recap
Giải thích:
- hear me clearly dùng khi kiểm tra âm thanh đầu cuộc họp.
- on mute diễn tả trạng thái micro đang tắt.
- share my screen là collocation tự nhiên cho thao tác trình chiếu.
- cutting out mô tả âm thanh bị mất từng đoạn.
- repeat that dùng khi xin nhắc lại.
- add something dùng để xin đóng góp thêm ý.
- go ahead dùng khi nhường lượt.
- just to confirm mở đầu phần kiểm tra lại thông tin.
- follow up diễn tả hành động xử lý tiếp.
- recap dùng để tổng kết.
Task 4
- Please unmute your microphone.
Unmute chính xác hơn open khi nói về microphone. - Could you repeat that, please?
Câu hỏi với could phù hợp hơn mệnh lệnh trực tiếp. - Your audio is cutting out a little.
Tập trung vào vấn đề âm thanh thay vì đánh giá Internet của người khác. - Sorry to interrupt, but could I add something here?
Cần báo hiệu lịch sự trước khi chen vào phần nói của người khác. - I see your point, but I have a different view on the deadline.
Câu ghi nhận quan điểm trước khi phản biện. - Could we consider moving the deadline to Friday?
Could we consider…? biến yêu cầu thành đề xuất để thảo luận. - I’ll complete it by Friday afternoon.
Thay soon bằng deadline cụ thể. - Could you clarify what you mean by that?
Clarify phù hợp khi nội dung cần được giải thích rõ hơn.
Task 5 – Câu trả lời tham khảo
Tình huống 1
Good morning, everyone. Can everyone hear me clearly? I’ve reviewed today’s agenda. When we get to the advertising section, could I add something about the campaign message?
Tình huống 2
Sorry, your audio is cutting out a little. Could you repeat the deadline, please? Just to confirm, we need to complete the report by Thursday afternoon, correct?
Tình huống 3
I see your point, and I understand why Wednesday would be ideal. However, we still need to check the final figures. Could we consider moving the deadline to Friday? Just to confirm, Friday is now the agreed deadline, correct?
Tình huống 4
Just to confirm, I’ll update the report and send the final version by Friday afternoon. Who should I send it to once it’s ready? Great, thank you. I’ll follow up after the meeting.
Ứng dụng vào công việc thực tế
| Tình huống thực tế | Câu/cụm nên dùng | Lưu ý |
|---|---|---|
| Họp marketing hàng tuần | From my perspective, we should test the new message first. | Quan điểm nên đi kèm lý do ngắn |
| Họp sales | Could you clarify the latest sales figures? | Làm rõ dữ liệu trước khi phản hồi |
| Họp HR | Just to confirm, the interviews will start on Monday, correct? | Xác nhận lịch cụ thể |
| Họp customer service | I see your point, but I have one concern about the response time. | Tránh phản đối quá trực diện |
| Họp dự án | Could we consider moving the deadline to Friday? | Đề xuất phương án thay thế |
| Họp với khách hàng | Sorry, I missed the last part. Could you repeat that, please? | Không giả vờ hiểu nếu âm thanh bị gián đoạn |
| Họp giáo dục/đào tạo | I’ll share my screen so everyone can see the lesson plan. | Kiểm tra lại màn hình sau khi share |
| Chốt nhiệm vụ cuối meeting | Just to confirm, I’ll prepare the draft by Thursday. | Luôn làm rõ task và deadline |
Tham khảo thêm: Accepting a Meeting Invitation – xác nhận tham gia cuộc họp bằng tiếng Anh | https://secenglish.vn/accepting-a-meeting-invitation/ | https://anhngusec.edu.vn/accepting-a-meeting-invitation-2/
FAQ về Attending an Online Meeting trong Business English
1. Attending an Online Meeting phù hợp với level nào?
B1 là level phù hợp nhất. Người học cần vượt qua các câu cơ bản như chào hỏi và giới thiệu để xử lý thêm việc xin nhắc lại, báo lỗi kỹ thuật, nêu ý kiến, xác nhận thông tin và nhận action item.
2. Có cần học thuộc toàn bộ mẫu câu không?
Không cần ghi nhớ từng câu theo dạng rời rạc. Trọng tâm là một số cụm có thể tái sử dụng như Could you repeat that?, Just to confirm…, Could I add something here? và I see your point, but….
3. “Join a meeting” và “attend a meeting” khác nhau thế nào?
Attend a meeting nhấn mạnh việc tham dự một cuộc họp nói chung. Join a meeting rất tự nhiên khi nói về hành động vào và tham gia một cuộc họp trực tuyến.
4. Khi không nghe rõ trong meeting, nên im lặng hay hỏi lại?
Trong công việc, xác nhận lại thông tin quan trọng giúp hạn chế hiểu sai. Những câu ngắn như Sorry, I missed the last part hoặc Could you repeat that, please? giúp xử lý tình huống mà không làm cuộc họp mất quá nhiều thời gian.
5. Làm sao để không bị lúng túng khi đến lượt phát biểu?
Phản xạ cần được luyện theo chức năng thay vì học một đoạn nói dài. Một flow ngắn gồm: xin lượt → nêu quan điểm → đưa lý do → xác nhận. Ví dụ: Could I add something here? From my perspective, option A is more practical because it requires less time.
6. Khi họp với khách hàng có cần dùng câu rất formal không?
Không cần cố sử dụng từ quá phức tạp. Câu rõ ràng, lịch sự và cụ thể thường hiệu quả hơn. Những cấu trúc với could, would, just to clarify và just to confirm đã tạo được mức độ chuyên nghiệp phù hợp trong nhiều tình huống.
Kết luận
Attending an Online Meeting là kỹ năng Business English thiết thực với người học B1 vì cuộc họp trực tuyến kết hợp cả nghe, nói, xử lý sự cố và phản xạ giao tiếp trong thời gian thực.
Một flow dễ ghi nhớ là: join → check audio → listen → clarify → contribute → confirm → recap. Khi luyện role-play theo flow này, người học không cần dịch từng câu từ tiếng Việt mà dần hình thành phản xạ theo đúng tình huống công việc.
Hãy luyện lại hai hội thoại bằng cách thay phòng ban, dự án, deadline và nhiệm vụ bằng thông tin gần với công việc thực tế. Khi các mẫu câu ngắn đã trở thành phản xạ, việc tham gia meeting bằng tiếng Anh sẽ rõ ràng và chủ động hơn.
